Artykuł 32 RODO wymaga „odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych”, by dane były bezpieczne. Duża część tego zależy od ciebie.
Hasła i konta
- Używaj długiego, niepowtarzalnego hasła do każdego konta. Hasło z kilku słów łatwiej zapamiętać niż losowe znaki.
- Używaj uwierzytelniania wieloskładnikowego wszędzie, gdzie jest dostępne.
- Nigdy nie udostępniaj swojego loginu ani nie pozwalaj współpracownikowi korzystać z twojego konta. Działania zostaną zapisane na twoje nazwisko.
- Nie zapisuj haseł na karteczkach. Korzystaj z menedżera haseł dopuszczonego przez pracodawcę.
- Blokuj ekran, gdy odchodzisz (klawisz Windows + L albo Ctrl + Command + Q na Macu).
Biurko i ekran
- Stosuj zasadę czystego biurka: chowaj papiery z danymi osobowymi i zamykaj je na koniec dnia.
- Ustaw ekran tak, by goście i przechodzący nie mogli go odczytać.
- Odbieraj wydruki od razu. Dokumenty zostawione w drukarce to częste naruszenie.
- Nie rozmawiaj o danych osobowych w windach, kawiarniach ani w transporcie publicznym.
- Grzecznie zwracaj uwagę osobom, których nie znasz, w miejscu przechowywania dokumentów, i zgłaszaj to.
E-mail i udostępnianie
- Sprawdź adresata, zanim klikniesz „wyślij”. Nieuprawnione ujawnienie, często e-mail wysłany do niewłaściwej osoby, jest jednym z najczęściej zgłaszanych naruszeń w rocznych sprawozdaniach DPC.
- Sprawdzaj podpowiedzi autouzupełniania: dwie osoby o tym samym imieniu łatwo pomylić.
- Używaj UDW (BCC) przy e-mailu do grupy osób, które nie powinny widzieć nawzajem swoich adresów.
- Załączniki z danymi wrażliwymi wysyłaj zaszyfrowane lub zabezpieczone hasłem, a hasło przekaż inną drogą.
- Nie używaj prywatnej poczty, prywatnej chmury ani komunikatorów do danych służbowych, chyba że polityka pracodawcy na to pozwala.
- Uważaj na „odpowiedz wszystkim”.
Phishing i oszustwa
Przestępcy nakłaniają pracowników do udzielenia dostępu lub zapłaty. Sygnały ostrzegawcze:
- wiadomość pilna lub grożąca;
- adres nadawcy, który lekko się różni;
- niespodziewane załączniki lub linki;
- prośba o zmianę danych bankowych albo o zakup kart podarunkowych.
W razie wątpliwości: nie klikaj, nie otwieraj i zgłoś to drogą wskazaną przez pracodawcę. Szybkie zgłoszenie podejrzanej wiadomości jest zawsze lepsze niż milczenie o pomyłce.
Urządzenia i praca poza biurem
- Używaj urządzeń przydzielonych przez pracodawcę i aktualizuj je.
- Szyfruj laptopy i pamięci USB. Najlepiej w ogóle nie używaj pendrive'ów.
- Nigdy nie zostawiaj laptopa, telefonu ani papierów w samochodzie ani na siedzeniu w pociągu.
- Zabieraj papier z biura tylko wtedy, gdy wymaga tego praca i pozwala na to polityka.
- W domu korzystaj z bezpiecznej sieci Wi-Fi, a nie z publicznej bez VPN. Nie pozwalaj domownikom patrzeć na służbowe ekrany.
- Zgłaszaj zgubione lub skradzione urządzenie natychmiast, nawet w nocy czy w weekend.
Pozbywanie się danych
- Używaj pojemników na poufne odpady lub niszczarki typu cross-cut do papieru. Zwykłe kosze i pojemniki na surowce wtórne nie są bezpieczne.
- Stary sprzęt oddawaj do IT, by bezpiecznie go wyczyszczono. Usunięcie pliku go nie kasuje.
Dostęp tylko w razie potrzeby
Przeglądaj tylko te dokumenty, które są ci potrzebne do pracy. Nie przeglądaj akt współpracowników, znajomych, rodziny ani celebrytów. Systemy zwykle rejestrują, co otwierasz, a nawet „tylko zerknięcie” jest naruszeniem poufności. Sekcja 145 Data Protection Act 2018 czyni też przestępstwem ujawnianie danych uzyskanych bez upoważnienia administratora.
Co zapamiętać
- Silne, niepowtarzalne hasła, uwierzytelnianie wieloskładnikowe, żadnego udostępniania loginów.
- Sprawdzaj adresatów oraz używaj UDW i szyfrowania, gdy trzeba.
- Natychmiast zgłaszaj phishing, zgubione urządzenia i pomyłki.
- Przeglądaj dane osobowe tylko wtedy, gdy wymaga tego twoja praca.