Pracodawcy przetwarzają wiele danych o swoich pracownikach. Zarówno przepisy o ochronie danych, jak i rozdział 9 ustawy o środowisku pracy (arbeidsmiljøloven) wyznaczają granice tego, co wolno.
Środki kontroli (ustawa o środowisku pracy, §§ 9-1 i 9-2)
Środek kontroli to działanie służące do obserwowania lub kontrolowania pracowników, np. monitoring kamerami, rejestrowanie korzystania z internetu, śledzenie pojazdów, kontrola dostępu lub kontrola poczty e-mail.
- Środek można wprowadzić tylko wtedy, gdy jest rzeczowo uzasadniony okolicznościami w organizacji i nie stanowi nieproporcjonalnego obciążenia pracownika (§ 9-1).
- Pracodawca musi omówić środek z przedstawicielami pracowników możliwie wcześnie, poinformować pracowników przed jego wprowadzeniem i regularnie go oceniać (§ 9-2).
- Według przepisów o ochronie danych pracodawca musi mieć podstawę prawną, ocenić, czy środek jest niezbędny, i udzielić informacji. Przy rozległym monitoringu może być wymagana ocena skutków dla ochrony danych (art. 35).
Ukryty monitoring jest co do zasady zabroniony. Kamery w miejscu pracy muszą być wyraźnie oznakowane, aby ludzie wiedzieli o monitoringu.
Dostęp do skrzynki e-mail
§ 9-5 ustawy o środowisku pracy daje podstawę do przepisów o dostępie pracodawcy do skrzynki e-mail pracownika i innych materiałów zapisanych elektronicznie. Przepisy znajdują się w rozporządzeniu o dostępie pracodawcy do skrzynki e-mail i innych materiałów zapisanych elektronicznie (FOR-2018-07-02-1108).
Dostęp jest dozwolony tylko wtedy, gdy jest:
- niezbędny do zapewnienia bieżącej działalności lub innych uzasadnionych interesów, np. gdy pracownik jest chory i trzeba przeczytać ważne wiadomości, albo
- uzasadnione podejrzenie, że korzystanie przez pracownika ze skrzynki e-mail lub innego sprzętu elektronicznego oznacza poważne naruszenie obowiązków ze stosunku pracy lub może stanowić podstawę wypowiedzenia albo zwolnienia dyscyplinarnego.
Procedura według rozporządzenia:
- Pracownika należy uprzedzić, jeśli to możliwe, podać mu powody i dać możliwość wypowiedzenia się.
- Pracownik może być obecny i zabrać ze sobą przedstawiciela związkowego lub innego przedstawiciela.
- Jeśli dostęp następuje bez uprzedzenia, pracownik musi potem otrzymać pisemną informację o nim, z opisem metody i wyniku.
- Nieistotnych wiadomości nie wolno czytać, a kopie należy usunąć.
- Gdy stosunek pracy się kończy, skrzynkę e-mail należy zamknąć, chyba że jest szczególna potrzeba, by zostawić ją otwartą na krótki czas. E-maile niepotrzebne do bieżącej działalności trzeba usunąć w rozsądnym terminie.
Nie można uzgodnić ani nakazać dla pracownika gorszych warunków, niż daje rozporządzenie. Nadzór nad rozporządzeniem sprawuje Datatilsynet.
Praktyczna rada: trzymaj prywatne wiadomości poza kontem służbowym, a jeśli mimo to z niego korzystasz, oznacz je jako „prywatne”. Przygotuj skrzynkę na zastępstwo lub nieobecność w sposób ustalony przez pracodawcę.
Numer identyfikacyjny (fødselsnummer)
Norweski numer identyfikacyjny ma jedenaście cyfr, a pierwsze sześć pokazuje datę urodzenia. To silny środek identyfikacji, a jego nadużycie może prowadzić do kradzieży tożsamości.
§ 12 ustawy o danych osobowych mówi, że numer identyfikacyjny i inne jednoznaczne środki identyfikacji wolno stosować tylko wtedy, gdy istnieje rzeczowa potrzeba pewnej identyfikacji, a metoda jest niezbędna do jej osiągnięcia.
W praktyce:
- Nie pytaj o numer identyfikacyjny, gdy wystarczą imię i nazwisko oraz data urodzenia.
- Nie używaj go jako numeru klienta, nazwy użytkownika ani hasła.
- Nie wysyłaj go zwykłym e-mailem i nie zapisuj na otwartych listach, karteczkach ani w temacie wiadomości.
- Pokazuj lub drukuj jak najmniej cyfr.
- Nie ujawniaj niczyjego numeru osobom, które go nie potrzebują.
Tajemnica zawodowa obowiązuje dodatkowo
Wiele zawodów ma obowiązek zachowania tajemnicy na podstawie odrębnych ustaw, np. w ochronie zdrowia i opiece lub w administracji publicznej. Obowiązuje on także po zakończeniu stosunku pracy i obok przepisów o ochronie danych.