Szósta zasada mówi, że dane osobowe muszą być bezpieczne. Artykuł 32 wymaga odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych. Większość naruszeń nie wynika z działań sprytnych hakerów. Wynika ze zwykłych błędów i sztuczek stosowanych wobec zabieganych ludzi. Twoje nawyki są jednym z głównych zabezpieczeń.
Hasła i konta
- Używaj długiego, niepowtarzalnego hasła do każdego konta służbowego. Dobrym początkiem są trzy losowe słowa.
- Nigdy nie udostępniaj swojego loginu. Jeśli coś zrobiono na twoje nazwisko, to ciebie o to zapytają.
- Używaj uwierzytelniania wieloskładnikowego wszędzie, gdzie jest dostępne.
- Nie zapisuj haseł na kartkach przy ekranie.
- Blokuj ekran, gdy odchodzisz od biurka (w Windowsie klawisz Windows i L).
Phishing i oszustwa
Phishing to fałszywa wiadomość mająca skłonić cię do kliknięcia, otwarcia pliku lub podania danych. Oznaki to:
- pośpiech lub groźby („działaj teraz albo konto zostanie zamknięte”);
- adres, który wygląda prawie dobrze, ale nie jest;
- niespodziewany załącznik lub link;
- prośba o zmianę danych bankowych albo o wysłanie list pracowników lub klientów.
Nie klikaj. Sprawdź, dzwoniąc pod numer lub wchodząc na stronę, które już znasz. Zgłoś to osobie odpowiedzialnej za IT lub przełożonemu. Natychmiastowe zgłoszenie kliknięcia w taką wiadomość ogranicza szkody.
Rozmówcy, którzy chcą informacji
„Blagging” to podszywanie się pod kogoś innego, by wyłudzić dane. Rozmówca może podawać się za policję, klienta, bank lub kierownika. Zawsze sprawdź, kim jest i czy ma prawo do tych danych. Stosuj procedurę pracodawcy. Zaproponuj oddzwonienie na numer, który możesz zweryfikować.
E-mail i komunikatory
- Sprawdź odbiorcę, zanim naciśniesz „wyślij”. Autouzupełnianie bardzo łatwo wybiera niewłaściwego „Sama”.
- Używaj UDW (BCC) w e-mailach grupowych, aby adresy nie były widoczne dla wszystkich.
- Sprawdź, czy załączniki są właściwe. Arkusze kalkulacyjne mogą ukrywać dodatkowe karty, kolumny i komentarze.
- Dane wrażliwe wysyłaj tylko metodami zatwierdzonymi przez pracodawcę, np. szyfrowanym e-mailem lub bezpiecznym portalem.
- Nie używaj prywatnego e-maila, SMS-ów ani WhatsAppa do danych służbowych, chyba że pracodawca na to pozwala.
Papier, biurka i ekrany
- Utrzymuj czyste biurko: pod koniec dnia zamykaj dokumenty w szafie.
- Używaj niszczarek lub pojemników na odpady poufne. Nie wyrzucaj danych osobowych do zwykłych koszy ani do recyklingu.
- Odbieraj wydruki od razu.
- Ustaw ekran tak, by goście i przechodnie nie mogli go czytać.
- Nie omawiaj danych osobowych tam, gdzie inni mogą usłyszeć, np. w windzie, kawiarni lub pociągu.
Urządzenia i nośniki
- Używaj wyłącznie autoryzowanych urządzeń i nośników. Nie kopiuj danych służbowych na prywatny pendrive ani do domowej chmury.
- Utrzymuj urządzenia zablokowane i zaktualizowane. Instaluj aktualizacje, gdy cię o to poproszą.
- Zgłoś zgubiony lub skradziony telefon, laptop albo torbę od razu, nawet jeśli masz nadzieję je znaleźć.
- Nie zostawiaj urządzeń ani dokumentów w samochodzie ani bez nadzoru w miejscach publicznych.
- Stary sprzęt oddawaj przez pracodawcę, aby dane zostały prawidłowo wymazane.
Praca z domu lub w podróży
Korzystaj z VPN i autoryzowanych narzędzi. Unikaj publicznego Wi-Fi do pracy, chyba że masz bezpieczny dostęp. Trzymaj dokumenty poza zasięgiem wzroku rodziny i gości.
Dostęp tylko wtedy, gdy trzeba
Wolno ci otwierać tylko rekordy potrzebne do pracy. Przeglądanie danych sąsiada, celebryty lub byłego partnera to nadużycie, nawet jeśli niczego nie udostępnisz. Może skutkować postępowaniem dyscyplinarnym i ściganiem karnym.