Шестият принцип казва, че личните данни трябва да са сигурни. Член 32 изисква подходящи технически и организационни мерки. Повечето нарушения не идват от изобретателни хакери. Идват от обикновени грешки и от трикове, играни на заети хора. Вашите навици са основен контрол.
Пароли и акаунти
- Използвайте дълга и уникална парола за всеки служебен акаунт. Три случайни думи са добро начало.
- Никога не споделяйте входа си. Ако нещо е направено на ваше име, вас ще питат.
- Използвайте двуфакторно удостоверяване навсякъде, където се предлага.
- Не записвайте пароли на бележки до екрана.
- Заключвайте екрана, когато напускате бюрото си (в Windows — клавишът Windows и L).
Фишинг и измами
Фишингът е фалшиво съобщение, направено така, че да щракнете, да отворите файл или да разкриете данни. Признаци са:
- спешност или заплахи („действайте сега или акаунтът ви ще бъде закрит“);
- адрес, който изглежда почти верен, но не е;
- неочакван прикачен файл или връзка;
- искане да смените банкови данни или да изпратите списъци със служители или клиенти.
Не щраквайте. Проверете чрез телефон или уебсайт, които вече познавате. Съобщете на вашия ИТ контакт или на управителя. Незабавното съобщаване за съобщение, върху което сте щракнали, ограничава вредата.
Обаждания за изкопчване на информация
„Благинг“ е, когато някой се прави на друг, за да получи данни. Обаждащият се може да твърди, че е полиция, клиент, банка или шеф. Винаги проверявайте кой е и дали има право на данните. Следвайте процедурата на работодателя. Предложете да се обадите обратно на номер, който можете да проверите.
Имейл и съобщения
- Проверявайте получателя, преди да изпратите. Автоматичното попълване много лесно избира грешния „Сам“.
- Използвайте BCC (скрито копие) за групови имейли, за да не се показват адресите на всички.
- Проверявайте дали прикачените файлове са правилните. Електронните таблици могат да крият допълнителни листове, колони и коментари.
- Изпращайте чувствителни данни само по методите, които работодателят одобрява, като криптиран имейл или защитен портал.
- Не използвайте личен имейл, SMS или WhatsApp за служебни данни, освен ако работодателят ви го позволява.
Хартия, бюра и екрани
- Поддържайте чисто бюро: заключвайте хартиените документи в края на деня.
- Използвайте шредер или контейнери за поверителни отпадъци. Не изхвърляйте лични данни в обикновени кошчета или за рециклиране.
- Вземайте разпечатките веднага.
- Разположете екраните така, че посетители и минувачи да не могат да ги четат.
- Не обсъждайте данни на хора там, където други могат да чуят, като асансьор, кафене или влак.
Устройства и съхранение
- Използвайте само оторизирани устройства и носители. Не копирайте служебни данни на личен USB стик или в домашен облачен акаунт.
- Дръжте устройствата заключени и обновени. Инсталирайте обновленията, когато ви бъде поискано.
- Съобщавайте веднага за изгубен или откраднат телефон, лаптоп или чанта, дори да се надявате да го намерите.
- Не оставяйте устройства или хартиени документи в колата или без надзор на обществени места.
- Предавайте старото оборудване на работодателя за унищожаване, за да се изтрият данните както трябва.
Работа от вкъщи или на път
Използвайте VPN и оторизираните инструменти. Избягвайте обществен Wi-Fi за работа, освен ако нямате защитен достъп. Дръжте хартиените документи далеч от погледа на семейството и гостите.
Достъп само когато е нужно
Можете да отваряте само записите, от които се нуждаете за работата си. Ровенето в записите на съсед, на известна личност или на бивш партньор е злоупотреба, дори да не споделите нищо. То може да доведе до дисциплинарни мерки и наказателно преследване.