De flesta incidenter som rör personuppgifters säkerhet beror på vanliga mänskliga misstag, inte på avancerade hackare. Därför är det ditt beteende som betyder mest. Kravet på säkerhet finns i dataskyddsförordningens artikel 32: verksamheten ska ha lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder. Du är en del av de organisatoriska åtgärderna.
Lösenord och inloggning
- Använd långa lösenord eller lösenfraser. Längd betyder mer än udda tecken.
- Använd olika lösenord för varje tjänst. Återanvändning gör att en enda läcka öppnar allt.
- Använd en lösenordshanterare som verksamheten tillåter, i stället för lappar och kalkylblad.
- Slå på tvåfaktorsautentisering (flerfaktor) där det finns.
- Dela aldrig lösenord, inte heller med kollegor eller IT-support. Riktig support ber inte om ditt lösenord.
- Låna aldrig ut BankID eller andra elektroniska legitimationer.
Skärm, skrivbord och utskrifter
- Lås skärmen varje gång du lämnar datorn, även för några minuter.
- Ha ”rent skrivbord”: låt inte papper med personuppgifter ligga framme.
- Se till att besökare, kunder och kollegor utan behörighet inte kan se din skärm, till exempel i receptionen eller på tåget.
- Hämta utskrifter genast och använd säker utskrift om det finns. Strimla papper med personuppgifter. Vanligt sopkärl är inte säkert.
Utrustning och lagring
- Använd verksamhetens godkända system för personuppgifter. Skicka inte arbetsfiler till privat e-post, och spara dem inte på privata telefoner, USB-minnen eller privata molntjänster om reglerna inte tillåter det.
- Kryptera bärbara enheter och lagringsmedier, och anmäl genast om du tappar utrustning.
- Anslut inte okända USB-minnen till arbetsdatorn.
- Håll program och operativsystem uppdaterade. Uppskjutna uppdateringar lämnar kända sårbarheter öppna.
- Använd inte tjänster för artificiell intelligens på nätet för att behandla personuppgifter om inte arbetsgivaren har godkänt det. Det du klistrar in kan lagras och användas av en tredje part.
E-post
- Kontrollera mottagaren innan du trycker på skicka. Fel mottagare är en av de vanligaste orsakerna till incidenter.
- Vid massutskick, använd dold kopia (Bcc) eller ett utskickverktyg, så att inte alla ser varandras adresser.
- Skicka inte känsliga uppgifter eller fødselsnummer i vanlig e-post. Använd krypterad e-post eller en säker meddelandetjänst som verksamheten har.
- Var noga med bilagor: finns det dolda blad, rader eller kommentarer i filen som mottagaren inte ska se?
Hemarbete och resor
- Använd verksamhetens VPN och godkänd utrustning.
- Låt inte familj eller gäster använda jobbdatorn.
- För inte arbetssamtal om kunder och patienter på offentliga platser där andra kan höra dem.
- På öppna trådlösa nät ska du inte öppna arbetssystem utan säker anslutning.
Radering och kassering
När du kasserar en gammal dator, telefon eller disk ska uppgifterna raderas på ett säkert sätt. Det är IT-avdelningens uppgift, så lämna in utrustningen där, inte i en papperskorg.
Var inte rädd för att fråga
Är du osäker på om något är i sin ordning är det alltid bättre att fråga först än att städa upp efteråt.