Arbetsgivare behandlar mycket om sina anställda. Både dataskyddsreglerna och arbeidsmiljøloven kapitel 9 (den norska arbetsmiljölagen) sätter gränser för vad de får göra.
Kontrollåtgärder (arbeidsmiljøloven §§ 9-1 och 9-2)
En kontrollåtgärd är en åtgärd för att övervaka eller kontrollera anställda, till exempel kameraövervakning, loggning av internetanvändning, spårning av bilar, passerkontroll eller kontroll av e-post.
- Åtgärden får bara införas om den är sakligt motiverad av verksamhetens förhållanden och inte innebär en oproportionerlig belastning för den anställde (§ 9-1).
- Arbetsgivaren ska överlägga om åtgärden med de fackliga förtroendevalda så tidigt som möjligt, informera de anställda innan den genomförs och utvärdera den regelbundet (§ 9-2).
- Enligt dataskyddsreglerna måste arbetsgivaren ha en rättslig grund, bedöma om åtgärden är nödvändig och ha lämnat information. Vid omfattande övervakning kan en konsekvensbedömning avseende dataskydd krävas (artikel 35).
Dold övervakning är som huvudregel inte tillåten. Kameror på arbetsplatsen ska vara synligt skyltade, så att människor vet om övervakningen.
Insyn i e-postlådan
Arbeidsmiljøloven § 9-5 ger stöd för regler om arbetsgivarens insyn i den anställdes e-postlåda och annat elektroniskt lagrat material. Reglerna finns i forskrift om arbeidsgivers innsyn i e-postkasse og annet elektronisk lagret materiale (den norska föreskriften om arbetsgivarens insyn i e-postlåda och annat elektroniskt lagrat material, FOR-2018-07-02-1108).
Insyn är bara tillåten när den är:
- nödvändig för den dagliga driften eller andra berättigade intressen, till exempel när en anställd är sjuk och viktiga meddelanden måste läsas, eller
- vid välgrundad misstanke om att den anställdes användning av e-postlådan eller annan elektronisk utrustning innebär ett grovt brott mot skyldigheterna i anställningsförhållandet eller kan ge grund för uppsägning eller avsked.
Förfarandet enligt föreskriften:
- Den anställde ska underrättas i förväg om det är möjligt, få en motivering och möjlighet att yttra sig.
- Den anställde kan vara närvarande och ha med sig en facklig förtroendevald eller en annan företrädare.
- Sker insynen utan förhandsunderrättelse ska den anställde efteråt få skriftligt meddelande om det, med metod och resultat.
- Irrelevanta meddelanden ska inte läsas, och kopior ska raderas.
- När anställningen upphör ska e-postlådan stängas, om det inte finns ett särskilt behov av att hålla den öppen en kort tid. E-post som inte behövs för den dagliga driften ska raderas inom rimlig tid.
Det går inte att avtala om eller instruera om sämre villkor för den anställde än föreskriften ger. Datatilsynet utövar tillsyn över föreskriften.
Praktiskt råd: Ha privata meddelanden utanför jobbkontot, och märk dem ”privat” om du ändå använder det. Gör e-postlådan redo för vikarie eller frånvaro på det sätt som arbetsgivaren har bestämt.
Fødselsnummer
Ett norskt fødselsnummer har elva siffror, och de sex första visar födelsedatumet. Det är ett starkt identifieringsmedel, och missbruk kan leda till identitetsstöld.
Personopplysningsloven § 12 säger att fødselsnummer och andra entydiga identifieringsmedel bara får användas när det finns ett sakligt behov av säker identifiering och metoden är nödvändig för att uppnå sådan identifiering.
I praktiken:
- Fråga inte efter fødselsnummer när namn och födelsedatum räcker.
- Använd det inte som kundnummer, användarnamn eller lösenord.
- Skicka det inte i vanlig e-post, och skriv det inte på öppna listor, post-it-lappar eller i ämnesraden.
- Visa eller skriv ut så få siffror som möjligt.
- Avslöja inte någons fødselsnummer för personer som inte behöver det.
Tystnadsplikt tillkommer
Många yrken har tystnadsplikt enligt egna lagar, till exempel inom hälso- och omsorgstjänsten eller i förvaltningen. Den gäller också efter att anställningen har upphört, och den gäller utöver dataskyddsreglerna.