De flesta dataskyddsproblem beror på vanliga misstag: fel mottagare, bortglömd dator, svaga lösenord eller ett klick på fel länk. Artikel 32 kräver "lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder". Det du gör varje dag är en del av dem.
Lösenord och inloggning
- Använd långa, unika lösenord. En lång mening är bättre än ett kort krångligt ord.
- Använd inte samma lösenord på jobbet och privat, och dela aldrig ditt lösenord, inte ens med en kollega eller IT-supporten.
- Använd en lösenordshanterare om arbetsgivaren tillåter det.
- Slå på flerfaktorsautentisering (till exempel app eller BankID) där det finns.
- Logga ut eller lås skärmen (Windows-tangent + L, eller Ctrl + Cmd + Q på Mac) varje gång du går ifrån datorn.
Rent skrivbord och papper
- Lämna inte papper med personuppgifter framme, på skrivare eller i mötesrum.
- Använd säkerhetsmakulering eller slutna kärl för papper med personuppgifter. Släng dem inte i den vanliga papperskorgen.
- Se till att besökare inte kan läsa skärmen. Rikta den bort från fönster och kunder.
- Förvara anteckningar och utskrifter i ett låst skåp när du går.
E-post och meddelanden
- Kontrollera mottagaren innan du skickar. Namnet i adressfältet kan fyllas i automatiskt och bli fel.
- Använd dold kopia (Bcc) när du mejlar många externa personer, så att deras adresser inte syns för alla.
- Skicka inte känsliga uppgifter okrypterat. Använd den säkra tjänst som arbetsgivaren anvisar.
- Använd inte privat e-post, privata molntjänster eller meddelandeappar för arbetsuppgifter om du inte har fått tillåtelse.
- Klistra inte in personuppgifter i AI-tjänster som arbetsgivaren inte har tillåtit för det. Du vet inte var uppgifterna hamnar.
Distansarbete och resor
- Arbeta inte med personuppgifter på öppet wifi utan skyddad uppkoppling (VPN) enligt arbetsgivarens regler.
- Ta inte med fler uppgifter än du behöver. Lämna inte dator eller papper i bilen eller på en bar.
- Låt inte familjemedlemmar använda arbetsdatorn.
USB-minnen och privata enheter
Använd inte okända USB-minnen. Ett hittat minne kan innehålla skadlig kod. Spara inte arbetsfiler på privata enheter om det inte är tillåtet.
Nätfiske (phishing)
Nätfiske är bedrägeri där någon låtsas vara en bank, en kollega, en chef, en leverantör eller en myndighet. Målet är att få dig att klicka på en länk, öppna en bilaga eller skriva in ett lösenord. Det kan komma via e-post, sms, telefon eller sociala medier.
Varningstecken
- Det är bråttom eller hotfullt: "Ditt konto stängs idag!"
- Avsändaradressen ser nästan rätt ut men stämmer inte.
- Du ska logga in via en länk i meddelandet.
- Oväntad bilaga, särskilt zip-filer eller dokument som ber dig "aktivera innehåll".
- Någon som utger sig för att vara chefen ber om en brådskande betalning eller om uppgifter.
- Språket är ovanligt eller texten är konstig.
Så gör du
- Klicka inte och öppna inga bilagor.
- Kontrollera avsändaren på ett annat sätt, till exempel genom att ringa ett nummer du redan har.
- Rapportera till IT eller säkerhetsansvarig enligt arbetsgivarens rutin.
- Har du redan klickat eller skrivit in ett lösenord? Berätta direkt. Ju snabbare IT får veta, desto mindre skada. Du får ingen skuld för att du var ärlig, men att vänta kan göra skadan mycket större.
Mer om säkerhet
Arbetsgivaren ska ha regler, behörigheter och tekniska skydd. Du ska använda dem. Om du upptäcker en brist, till exempel en dörr som står öppen eller ett system som visar för mycket, säg till.