Nie wolno przetwarzać danych osobowych bez powodu przewidzianego w prawie. Ta lekcja wyjaśnia najczęstsze powody, rolę zgody i to, co mówi informacja o prywatności (po włosku informativa).
Podstawy prawne (art. 6 RODO)
Przetwarzanie jest zgodne z prawem tylko wtedy, gdy spełniony jest co najmniej jeden z tych sześciu warunków:
- Zgoda osoby.
- Umowa: przetwarzanie jest potrzebne do wykonania umowy z osobą, której dane dotyczą, lub do działań przed zawarciem umowy, o które sama prosi.
- Obowiązek prawny administratora, na przykład obowiązki podatkowe i składkowe.
- Żywotny interes osoby, w poważnych i pilnych przypadkach.
- Interes publiczny lub sprawowanie władzy publicznej (art. 2-ter Codice dla przepisów włoskich).
- Prawnie uzasadniony interes administratora lub osoby trzeciej, o ile nie przeważają prawa osoby, której dane dotyczą. Organy publiczne nie stosują go przy wykonywaniu swoich zadań.
Administrator wybiera podstawę przed rozpoczęciem. Ty nie musisz jej wybierać, ale warto wiedzieć, że cel, w którym używasz danych, ma swoją podstawę i że nie możesz go zmienić samodzielnie.
Zgoda nie zawsze jest odpowiedzią
Zgoda jest ważna tylko wtedy, gdy jest dobrowolna, konkretna, świadoma i jednoznaczna oraz gdy osoba może ją wycofać równie łatwo, jak ją wyraziła (art. 4 i 7 RODO). Nie jest ważna, jeśli jest ukryta w długim tekście albo osoba nie ma prawdziwego wyboru.
W stosunku pracy zgoda to grząski grunt: pracownik jest zależny od pracodawcy i może nie czuć się swobodnie, odmawiając. Dlatego przy obsłudze stosunku pracy administrator zwykle opiera się na innych podstawach, jak umowa i obowiązki prawne, i nie prosi o zgodę, która nie byłaby dobrowolna. Jeśli ktoś każe ci podpisać ogólną formułę zgody „na wszystko”, to zły znak: zgłoś to osobie odpowiedzialnej za prywatność.
Zgoda jest natomiast co do zasady potrzebna do wysyłania promocyjnych e-maili lub SMS-ów (art. 130 Codice). Wyjątek to e-mail do klienta o produktach lub usługach podobnych do tych, które już kupił, jeśli został poinformowany i nie sprzeciwił się (art. 130 ust. 4). Kto nie chce telefonów handlowych, może wpisać swoje numery, stacjonarne i komórkowe, do Registro pubblico delle opposizioni (publicznego rejestru sprzeciwów).
Informacja o prywatności
Przed zebraniem danych lub w jego momencie osoba musi wiedzieć, co dzieje się z jej danymi. To informacja o prywatności (art. 12, 13 i 14 RODO). Musi wskazywać, w prostym i jasnym języku:
- kto jest administratorem i jak się z nim skontaktować oraz dane kontaktowe IOD, jeśli jest;
- w jakich celach i na jakiej podstawie prawnej dane są przetwarzane;
- komu mogą być ujawniane;
- jak długo są przechowywane;
- prawa osoby oraz prawo do wniesienia skargi do Garante.
Art. 13 stosuje się, gdy dane zbiera się od samej osoby. Art. 14 stosuje się, gdy pochodzą z innych źródeł.
Informację o prywatności przygotowuje administrator. Twoje zadanie to nie mówić czegoś przeciwnego i odesłać do właściwego tekstu: „Wszystko znajdziesz w informacji o prywatności, którą ci przekazujemy”, a jeśli jej nie znasz, zapytaj, gdzie jest.
CV i pracownicy
Kto wysyła z własnej inicjatywy CV, nie musi wyrażać zgody na jego ocenę. Informację o prywatności przekazuje się przy pierwszym stosownym kontakcie po przesłaniu (art. 111-bis Codice). Pracownikom informacja o prywatności wyjaśnia na przykład płace, obecność, narzędzia informatyczne i kontrolę.
Dzieci
W przypadku usług online oferowanych bezpośrednio dzieciom dziecko, które ukończyło 14 lat, może wyrazić zgodę samo; poniżej 14 lat potrzebna jest zgoda osoby sprawującej władzę rodzicielską (art. 2-quinquies Codice). Dotyczy to usług społeczeństwa informacyjnego, a nie każdej działalności.
Do zapamiętania
- Zawsze potrzebna jest podstawa prawna; zgoda to tylko jedna z sześciu.
- W pracy zgoda rzadko jest właściwą podstawą.
- Jasna informacja o prywatności przed zebraniem danych; nie zmieniaj samodzielnie celu przetwarzania.