Większość problemów z ochroną danych wynika ze zwykłych błędów: złego odbiorcy, zapomnianego komputera, słabych haseł lub kliknięcia w niewłaściwy link. Artykuł 32 wymaga „odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych”. To, co robisz każdego dnia, jest ich częścią.
Hasła i logowanie
- Używaj długich, niepowtarzalnych haseł. Długie zdanie jest lepsze niż krótkie, zawiłe słowo.
- Nie używaj tego samego hasła w pracy i prywatnie i nigdy nie udostępniaj hasła, nawet współpracownikowi ani pomocy technicznej IT.
- Korzystaj z menedżera haseł, jeśli pracodawca na to pozwala.
- Włącz uwierzytelnianie wieloskładnikowe (na przykład aplikację lub BankID) wszędzie, gdzie jest dostępne.
- Wyloguj się lub zablokuj ekran (klawisz Windows + L albo Ctrl + Cmd + Q na Macu) za każdym razem, gdy odchodzisz od komputera.
Czyste biurko i papier
- Nie zostawiaj papierów z danymi osobowymi na wierzchu, w drukarce ani w salach spotkań.
- Używaj niszczarki lub zamkniętych pojemników na papiery z danymi osobowymi. Nie wyrzucaj ich do zwykłego kosza.
- Dbaj, by goście nie mogli czytać ekranu. Odwróć go od okien i klientów.
- Notatki i wydruki chowaj do zamykanej szafy, gdy wychodzisz.
E-mail i wiadomości
- Sprawdź odbiorcę przed wysłaniem. Nazwisko w polu adresu może wypełnić się automatycznie i okazać się błędne.
- Używaj ukrytej kopii (UDW, Bcc), gdy piszesz do wielu osób z zewnątrz, aby ich adresy nie były widoczne dla wszystkich.
- Nie wysyłaj danych wrażliwych bez szyfrowania. Korzystaj z bezpiecznej usługi wskazanej przez pracodawcę.
- Nie używaj prywatnej poczty, prywatnych usług w chmurze ani komunikatorów do zadań służbowych, jeśli nie masz na to zgody.
- Nie wklejaj danych osobowych do usług AI, których pracodawca nie dopuścił do tego celu. Nie wiesz, gdzie dane trafią.
Praca zdalna i podróże
- Nie pracuj z danymi osobowymi w otwartej sieci wifi bez chronionego połączenia (VPN) zgodnie z zasadami pracodawcy.
- Nie zabieraj więcej danych, niż potrzebujesz. Nie zostawiaj komputera ani papierów w samochodzie czy w barze.
- Nie pozwalaj członkom rodziny używać komputera służbowego.
Pendrive’y i prywatne urządzenia
Nie używaj nieznanych pendrive’ów. Znaleziony pendrive może zawierać szkodliwy kod. Nie zapisuj plików służbowych na prywatnych urządzeniach, jeśli nie jest to dozwolone.
Phishing
Phishing to oszustwo, w którym ktoś podaje się za bank, współpracownika, przełożonego, dostawcę lub urząd. Celem jest skłonienie cię do kliknięcia linku, otwarcia załącznika lub wpisania hasła. Może przyjść e-mailem, SMS-em, telefonicznie lub przez media społecznościowe.
Sygnały ostrzegawcze
- Ponaglenie lub groźba: „Twoje konto zostanie dziś zamknięte!”
- Adres nadawcy wygląda prawie dobrze, ale się nie zgadza.
- Masz się zalogować przez link w wiadomości.
- Niespodziewany załącznik, zwłaszcza plik zip lub dokument, który prosi o „włączenie zawartości”.
- Ktoś podający się za przełożonego prosi o pilną płatność lub o dane.
- Język jest nietypowy albo tekst dziwny.
Co robić
- Nie klikaj i nie otwieraj żadnych załączników.
- Sprawdź nadawcę w inny sposób, na przykład dzwoniąc pod numer, który już masz.
- Zgłoś to do IT lub osoby odpowiedzialnej za bezpieczeństwo zgodnie z procedurą pracodawcy.
- Link już kliknięty albo hasło wpisane? Powiedz o tym od razu. Im szybciej IT się dowie, tym mniejsza szkoda. Nikt cię nie obwini za szczerość, ale zwlekanie może znacznie powiększyć szkodę.
Więcej o bezpieczeństwie
Pracodawca ma wprowadzić zasady, uprawnienia i zabezpieczenia techniczne. Ty masz z nich korzystać. Jeśli zauważysz lukę, na przykład otwarte drzwi albo system pokazujący za dużo, zgłoś to.