Prawie w każdym miejscu pracy przetwarza się informacje o ludziach. Kasjer widzi imiona i nazwiska klientów. Recepcjonistka zapisuje gości. Pielęgniarka czyta dokumentację medyczną. Nauczyciel ma listę klasy. Zasady dotyczące takich informacji to przepisy o ochronie danych i dotyczą ciebie tak samo jak twojego pracodawcy.
Przepisy w Szwecji
- Rozporządzenie o ochronie danych, zwane RODO (po angielsku GDPR, UE 2016/679), to główny zbiór przepisów. Obowiązuje bezpośrednio we wszystkich krajach UE.
- Ustawa (2018:218) zawierająca przepisy uzupełniające do unijnego rozporządzenia o ochronie danych, zwana dataskyddslagen (szwedzka ustawa o ochronie danych), uzupełnia to, o czym każdy kraj może decydować sam. Dotyczy to na przykład numerów personalnych i danych o naruszeniach prawa.
- Wiele branż ma własne ustawy z przepisami o danych osobowych, na przykład w ochronie zdrowia, szkołach i urzędach.
Organem nadzorczym jest Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), szwedzki organ ochrony danych. IMY udziela wskazówek, przyjmuje skargi i zgłoszenia naruszeń, kontroluje organizacje i może nakładać administracyjne kary pieniężne.
Dane osobowe
Dane osobowe to wszelkie informacje, które można powiązać z żyjącą osobą. Dane nie muszą być tajne. Przykłady:
- imię i nazwisko, adres, adres e-mail i numer telefonu
- numer personalny (szwedzki numer identyfikacyjny) i numer pracownika
- zdjęcie, nagranie z kamery i nagranie głosu
- notatka o tym, co ktoś powiedział lub zrobił
- adres IP i inne identyfikatory sieciowe
Jeśli potrafisz ustalić, kogo dane dotyczą, także po zestawieniu kilku informacji, są to dane osobowe. Dane osoby zmarłej nie są objęte przepisami. Same dane firmy, na przykład jej obrót, również nie są danymi osobowymi, ale imię i nazwisko oraz adres e-mail osoby kontaktowej już tak.
Przetwarzanie
Przetwarzać dane osobowe znaczy prawie wszystko, co można z nimi zrobić: zbierać, zapisywać, czytać, zmieniać, wysyłać, zestawiać, usuwać. Już samo otwarcie dokumentacji medycznej na ekranie jest przetwarzaniem.
Przepisy obowiązują, gdy dane przetwarza się cyfrowo. Dotyczą także zbiorów papierowych uporządkowanych tak, że można wyszukać dane osób, na przykład segregatora ułożonego według nazwisk. Czysto prywatne dane w domu nie są objęte przepisami.
Kto jest kim?
- Administrator danych decyduje, dlaczego i jak dane są przetwarzane. Twój pracodawca jest zwykle administratorem.
- Podmiot przetwarzający przetwarza dane w imieniu administratora i zgodnie z jego poleceniami. Przykłady to biuro rachunkowe prowadzące płace lub usługa w chmurze.
- Osoba, której dane dotyczą, to człowiek, o którym mowa w danych: klienci, pacjenci, uczniowie, współpracownicy i kandydaci do pracy.
- Inspektor ochrony danych (IOD) musi istnieć w urzędach i w niektórych innych organizacjach. Doradza, sprawdza przestrzeganie przepisów i jest punktem kontaktowym dla IMY. Możesz zwracać się do niego z pytaniami.
Główna odpowiedzialność z mocy prawa spoczywa na administratorze. Jako pracownik pracujesz dla pracodawcy, stosujesz jego zasady i przetwarzasz dane tylko na potrzeby pracy.
Czego możesz oczekiwać
Pracodawca powinien mieć własne zasady, rejestr swoich czynności przetwarzania i instrukcje do systemów, z których korzystacie. Ten kurs daje podstawy, ale nie może tego zastąpić. W ostatniej lekcji omawiamy, co należy do pracodawcy.