Art. 32 GDPR obligă operatorul să adopte măsuri tehnice și organizatorice corespunzătoare riscului. Cele mai bune sunt inutile dacă angajatul le ocolește. Cele mai multe scurgeri de date nu apar din atacul asupra unui sistem perfect, ci din greșeala unui om.
Parole și autentificare
- Folosiți parole lungi și unice. O frază este mai bună decât un cuvânt scurt cu caractere speciale. Nu folosiți aceeași parolă la mai multe servicii.
- Activați autentificarea multifactor peste tot unde este disponibilă.
- Nu dați parola, nici unui coleg, nici șefului. Nu o scrieți pe un bilețel sub tastatură.
- Când plecați de la computer, blocați-l (în Windows, tastele Win + L).
- Păstrați parolele în managerul de parole al firmei, dacă firma folosește unul.
Phishingul și mesajele frauduloase
Phishingul este un mesaj fraudulos care vrea să vă determine să dezvăluiți date, să faceți clic pe un link dăunător sau să deschideți un atașament. Există și varianta prin telefon și SMS. Îl recunoașteți astfel:
- este insistent („imediat”, „contul va fi blocat”)
- adresa expeditorului seamănă doar cu cea reală
- conține un atașament sau un link neașteptat
- cere parola, un cod sau o plată într-un cont nou
- se adresează general: „stimate client”
Ce faceți: nu faceți clic, nu vă autentificați prin link, verificați mesajul pe un alt canal (telefonic, la un număr cunoscut) și raportați-l conform regulilor firmei, de preferință departamentului IT sau de securitate.
Munca la distanță și în afara biroului
- Nu lucrați cu date într-o rețea Wi-Fi publică nesecurizată, fără conexiunea securizată (VPN) stabilită de firmă.
- Blocați dispozitivul când vă îndepărtați de el. În public, aveți grijă ca nimeni să nu vă vadă ecranul.
- Nu salvați datele de serviciu în cloudul privat și nu le trimiteți pe e-mailul privat.
- Nu împrumutați dispozitivul de serviciu familiei.
Hârtia și spațiul
- Nu lăsați documentele cu date personale pe birou, în imprimantă sau pe copiator. La sfârșitul lucrului, încuiați-le.
- Documentele inutile distrugeți-le cu tocătorul, nu le aruncați în coșul obișnuit.
- Când discutați despre lucruri personale, gândiți-vă cine vă aude.
E-mail, partajare și atașamente
- Înainte de trimitere, verificați destinatarul. Un e-mail trimis greșit este cea mai frecventă scurgere de date.
- La un mesaj colectiv către persoane din afara colegilor, folosiți copia ascunsă (Bcc), ca destinatarii să nu vadă adresele celorlalți.
- Protejați cu parolă atașamentele sensibile, iar parola trimiteți-o pe alt canal.
- Partajați printr-un link cu acces limitat, nu public.
Dispozitive și suporturi de date
Nu conectați la computer stick-uri USB necunoscute. Pierderea telefonului, a laptopului sau a unui disc cu date ale firmei raportați-o imediat. Raportarea rapidă permite blocarea sau ștergerea dispozitivului la distanță.
Pseudonimizare și criptare
Criptarea înseamnă că nimeni nu poate citi datele fără cheie. Art. 32 GDPR menționează expres pseudonimizarea și criptarea ca măsuri posibile. Dacă dispozitivul este criptat și se pierde, riscul pentru oameni este de regulă mult mai mic.
Ce trebuie să rețineți
- Parola este personală. Nu o împărtășiți și folosiți autentificarea multifactor.
- Phishingul îl recunoașteți după insistență, expeditorul ciudat și îndemnul de a acționa.
- Încuiați documentele, distrugeți-le cu tocătorul și verificați destinatarul înainte de trimitere.
- Pierderea unui dispozitiv sau bănuiala unei scurgeri raportați-le imediat.
Când ceva nu iese bine
Greșeala se poate întâmpla oricui. Trimiteți un e-mail unui destinatar greșit, faceți clic pe un link dintr-un mesaj fraudulos sau deschideți un atașament de care nu erați sigur. Nu ascundeți niciodată asta. Spuneți imediat șefului sau departamentului IT. Raportarea la timp permite oprirea pagubei și respectarea termenelor legale, despre care se vorbește în lecția următoare.