Angajatorii prelucrează multe date despre angajații lor. Atât regulile de protecție a datelor, cât și arbeidsmiljøloven capitolul 9 (Legea privind mediul de muncă) stabilesc limite pentru ce pot face.
Măsuri de control (arbeidsmiljøloven §§ 9-1 și 9-2)
O măsură de control este o măsură de urmărire sau de control al angajaților, de exemplu supravegherea video, înregistrarea utilizării internetului, urmărirea vehiculelor, controlul accesului sau controlul e-mailului.
- Măsura poate fi introdusă numai dacă este justificată obiectiv de situația întreprinderii și nu creează o povară disproporționată pentru angajat (§ 9-1).
- Angajatorul trebuie să discute măsura cu reprezentanții angajaților cât mai devreme posibil, să informeze angajații înainte de aplicare și să o evalueze periodic (§ 9-2).
- Potrivit regulilor de protecție a datelor, angajatorul trebuie să aibă un temei al prelucrării, să evalueze dacă măsura este necesară și să fi dat informații. În cazul supravegherii extinse poate fi necesară o evaluare a impactului asupra protecției datelor (articolul 35).
Supravegherea ascunsă este, ca regulă, interzisă. Camerele de la locul de muncă trebuie semnalizate vizibil, pentru ca oamenii să știe că sunt supravegheați.
Accesul la căsuța de e-mail
Arbeidsmiljøloven § 9-5 oferă baza pentru reguli despre accesul angajatorului la căsuța de e-mail a angajatului și la alte materiale stocate electronic. Regulile se află în regulamentul privind accesul angajatorului la căsuța de e-mail și la alte materiale stocate electronic (FOR-2018-07-02-1108).
Accesul este permis doar când este:
- necesar pentru buna funcționare zilnică sau pentru alte interese legitime, de exemplu când un angajat este bolnav și trebuie citite mesaje importante, sau
- în cazul unei bănuieli motivate că folosirea căsuței de e-mail sau a altor echipamente electronice de către angajat reprezintă o încălcare gravă a obligațiilor din relația de muncă sau poate constitui temei de concediere ori de demitere.
Procedura din regulament:
- Angajatul trebuie înștiințat în prealabil, dacă este posibil, să primească motivele și posibilitatea de a se exprima.
- Angajatul poate fi prezent și poate fi însoțit de un reprezentant al angajaților sau de un alt reprezentant.
- Dacă accesul are loc fără înștiințare prealabilă, angajatul trebuie să primească ulterior o notificare scrisă, cu metoda și rezultatul.
- Mesajele irelevante nu se citesc, iar copiile trebuie șterse.
- Când încetează raportul de muncă, căsuța de e-mail trebuie închisă, în afară de cazul în care există o nevoie specială de a o ține deschisă o scurtă perioadă. E-mailurile care nu sunt necesare pentru funcționarea zilnică trebuie șterse într-un termen rezonabil.
Nu se pot conveni și nu se pot da instrucțiuni cu condiții mai proaste pentru angajat decât cele din regulament. Datatilsynet supraveghează respectarea regulamentului.
Sfat practic: țineți mesajele private în afara contului de serviciu și marcați-le „privat" dacă totuși îl folosiți. Pregătiți căsuța de e-mail pentru înlocuitor sau absență în modul stabilit de angajator.
Fødselsnummer
Fødselsnummer are unsprezece cifre, iar primele șase arată data nașterii. Este un mijloc puternic de identificare, iar folosirea abuzivă poate duce la furt de identitate.
§ 12 din Personopplysningsloven prevede că fødselsnummer și alte mijloace unice de identificare pot fi folosite doar când există o nevoie obiectivă de identificare sigură și metoda este necesară pentru a obține o astfel de identificare.
În practică:
- Nu cereți fødselsnummer când numele și data nașterii sunt suficiente.
- Nu îl folosiți drept număr de client, nume de utilizator sau parolă.
- Nu îl trimiteți prin e-mail obișnuit și nu îl scrieți pe liste deschise, pe post-it-uri sau în câmpul de subiect.
- Afișați sau tipăriți cât mai puține cifre.
- Nu dezvăluiți fødselsnummer al nimănui persoanelor care nu au nevoie de el.
Secretul profesional se adaugă
Multe profesii au obligație de păstrare a secretului conform unor legi proprii, de exemplu în serviciile de sănătate și îngrijire sau în administrația publică. Ea se aplică și după încetarea raportului de muncă și se aplică în plus față de regulile de protecție a datelor.