Articolul 5 din UK GDPR enumeră șapte principii. Ele stau la baza întregii legi privind protecția datelor. Aproape fiecare regulă din acest curs provine dintr-unul dintre ele.
1. Legalitate, echitate și transparență
Datele personale trebuie folosite legal, echitabil și într-un mod pe care oamenii îl pot înțelege. Trebuie să existe un temei legal (lecția 3). Oamenii nu trebuie induși în eroare. Ei trebuie informați ce se face cu datele lor, de obicei printr-o notă de informare (privacy notice).
2. Limitarea scopului
Datele trebuie colectate pentru scopuri precise și clare și nu trebuie folosite ulterior într-un mod care nu se potrivește acelor scopuri. Un număr de telefon dat pentru a rezerva o masă nu trebuie înmânat unei firme de marketing.
3. Reducerea la minimum a datelor
Colectați doar ce este adecvat, relevant și limitat la ce vă trebuie. Nu cereți data nașterii și nu păstrați copii ale actelor de identitate atunci când munca nu le cere.
4. Exactitate
Datele trebuie să fie exacte și, la nevoie, actualizate. Datele greșite pot duce la decizii greșite despre o persoană. Luați măsuri rezonabile pentru a corecta sau a șterge fără întârziere datele greșite.
5. Limitarea stocării
Nu păstrați datele personale mai mult decât este necesar pentru scop. Angajatorii ar trebui să stabilească perioade de păstrare și să șteargă sau să anonimizeze datele când acestea se încheie. Nu faceți copii proprii „pentru orice eventualitate”.
6. Integritate și confidențialitate (securitate)
Datele personale trebuie păstrate în siguranță. Aceasta înseamnă protecție împotriva folosirii neautorizate sau ilegale, a pierderii accidentale, a distrugerii sau a deteriorării. Operatorul trebuie să aplice măsuri tehnice și organizatorice adecvate. Lecția 5 arată ce înseamnă aceasta în munca de zi cu zi.
7. Responsabilitate
Operatorul trebuie să își asume responsabilitatea și să poată demonstra că respectă regulile (articolul 5 alineatul 2). O face prin politici, evidențe, instruire, evaluări de risc și contracte. Instruirea personalului face parte din aceasta.
Principiile în practică
Luați un grup de WhatsApp al personalului în care managerii postează numere de telefon ale clienților și detalii despre reclamații.
- Transparență: se așteptau clienții la asta?
- Scop: a fost numărul colectat pentru a fi distribuit într-un grup de chat?
- Reducere la minimum: are nevoie toată lumea din grup de el?
- Securitate: cine altcineva vede telefonul și ce se întâmplă dacă se pierde?
- Stocare: vor fi șterse vreodată mesajele?
Un obicei simplu acoperă cea mai mare parte din toate acestea. Înainte de a folosi date personale, întrebați-vă: Am nevoie de ele? Am voie să le folosesc pentru asta? Sunt în siguranță? Vor fi șterse când trebuie?
Responsabilitate pentru oamenii de la locul de muncă
- Urmați politicile și instruirea angajatorului.
- Rămâneți la scopul pentru care au fost colectate datele.
- Înregistrați ce vi se cere să înregistrați și nu mai mult.
- Raportați problemele și îndoielile din timp.
- Nu creați sisteme paralele, precum foi de calcul private, dacă angajatorul nu permite.
Ce nu înseamnă principiile
Principiile nu vă împiedică să partajați sau să folosiți date când aveți un motiv întemeiat. Legea privind protecția datelor nu este un motiv să refuzați orice cerere. Ea cere să folosiți datele corect. Partajarea de informații pentru a proteja un copil sau o persoană aflată în risc, de exemplu, este permisă atunci când se face conform legii și procedurii angajatorului.