Більшість проблем із захистом даних виникає через звичайні помилки: не того одержувача, забутий комп’ютер, слабкі паролі чи клік на хибне посилання. Стаття 32 вимагає «належних технічних і організаційних заходів». Те, що ви робите щодня, — частина цих заходів.
Паролі та вхід
- Використовуйте довгі, унікальні паролі. Довге речення краще за коротке заплутане слово.
- Не використовуйте той самий пароль на роботі й у приватному житті та ніколи не передавайте свій пароль, навіть колезі чи ІТ-підтримці.
- Користуйтеся менеджером паролів, якщо роботодавець це дозволяє.
- Вмикайте багатофакторну автентифікацію (наприклад, застосунок або BankID) скрізь, де вона є.
- Виходьте із системи або блокуйте екран (клавіша Windows + L, або Ctrl + Cmd + Q на Mac) щоразу, коли відходите від комп’ютера.
Чистий стіл і папір
- Не залишайте папери з персональними даними на видноті, у принтері чи в переговорних.
- Використовуйте шредер або закриті контейнери для паперів із персональними даними. Не викидайте їх у звичайний кошик для сміття.
- Стежте, щоб відвідувачі не могли читати ваш екран. Повертайте його від вікон і клієнтів.
- Нотатки й роздруківки, відходячи, ховайте в замкнену шафу.
Електронна пошта й повідомлення
- Перевіряйте одержувача перед надсиланням. Ім’я в полі адреси може підставитися автоматично й виявитися хибним.
- Використовуйте приховану копію (Bcc), коли пишете багатьом зовнішнім людям, щоб їхні адреси не були видимі всім.
- Не надсилайте чутливі дані без шифрування. Користуйтеся безпечним сервісом, який вказав роботодавець.
- Не використовуйте приватну пошту, приватні хмарні сервіси чи месенджери для робочих завдань, якщо вам цього не дозволили.
- Не вставляйте персональні дані в сервіси ШІ, які роботодавець не дозволив для цього. Ви не знаєте, куди ці дані потраплять.
Віддалена робота та поїздки
- Не працюйте з персональними даними у відкритій мережі wifi без захищеного з’єднання (VPN) за правилами роботодавця.
- Не беріть із собою більше даних, ніж потрібно. Не залишайте комп’ютер чи папери в автомобілі або в барі.
- Не дозволяйте членам родини користуватися робочим комп’ютером.
USB-флешки та приватні пристрої
Не користуйтеся невідомими USB-флешками. Знайдена флешка може містити шкідливий код. Не зберігайте робочі файли на приватних пристроях, якщо це не дозволено.
Фішинг
Фішинг — це шахрайство, коли хтось видає себе за банк, колегу, керівника, постачальника чи державну установу. Мета — змусити вас натиснути на посилання, відкрити вкладення або ввести пароль. Це може надійти електронною поштою, SMS, телефоном чи через соцмережі.
Ознаки небезпеки
- Поспіх або погроза: «Ваш рахунок закриють сьогодні!»
- Адреса відправника виглядає майже правильною, але не збігається.
- Вам кажуть увійти за посиланням у повідомленні.
- Несподіване вкладення, особливо zip-файли чи документи, що просять «увімкнути вміст».
- Хтось, хто видає себе за керівника, просить терміновий платіж або дані.
- Незвична мова або дивний текст.
Що робити
- Не натискайте і не відкривайте жодних вкладень.
- Перевірте відправника іншим способом, наприклад зателефонувавши на номер, який у вас уже є.
- Повідомте ІТ або відповідального за безпеку згідно з процедурою роботодавця.
- Уже натиснули або ввели пароль? Скажіть негайно. Чим швидше ІТ дізнається, тим менша шкода. Вас не звинувачуватимуть за чесність, але зволікання може значно збільшити шкоду.
Більше про безпеку
Роботодавець має запровадити правила, права доступу й технічний захист. Ви маєте ними користуватися. Якщо помітили прогалину, наприклад відчинені двері чи систему, що показує забагато, повідомте про це.