Не всички данни носят еднакъв риск. Някои изискват особено внимание. В този урок разглеждаме DNI, обичайните данни на един екип и специалните категории по член 9 от GDPR.
Номерът на DNI и другите идентификатори
Номерът на DNI (испанската лична карта), NIE (идентификационния номер на чужденец) или паспорта е лични данни като всички други. Не е специална категория, но служи за подмяна на самоличността на някого, затова е добре да се борави с него внимателно:
- Искайте го само ако е нужно. Ако стига името, не искайте и DNI. Принципът за свеждане до минимум важи тук като за всички други данни.
- Не го публикувайте пълен до името. При публикуване на административни актове с лични данни седмата допълнителна разпоредба на LOPDGDD изисква лицето да се идентифицира с име и фамилия плюс четири случайни цифри от документа му. Това е добър образец на предпазливост за списъци, табла и обяви.
- Не оставяйте разпръснати копия. Ксерокопие на DNI, забравено на бюро или в тавата на принтера, е изтичане на данни, което чака да се случи.
- Не го използвайте за парола или ключ за достъп и не го изпращайте по ненадеждни канали.
Обичайните данни на един екип
Фирмата обработва много данни на своите служители: идентификация, банкова сметка, договор, заплата, работно време, отпуски, отсъствия и обучения. Почти всички се обработват заради договора и законови задължения. Трябва да ги виждат само тези, на които са нужни за длъжността: отделът за персонала и счетоводната къща виждат заплатите, останалите служители не.
Просто правило: данните на колега не се коментират, не се препращат и не се публикуват без ясна работна причина. Заплатите, санкциите, болничните и личните проблеми не са тема за коридора или за група в месинджър.
Специалните категории данни
Член 9 от GDPR по принцип забранява обработването на тези данни:
- расов или етнически произход
- политически възгледи
- религиозни или философски убеждения
- членство в синдикат
- генетични данни
- биометрични данни за уникалното идентифициране на лице, например отпечатък от пръст за отчитане на присъствие
- данни за здравословното състояние
- данни за сексуалния живот или сексуалната ориентация
Има изключения, а на работа най-чести са задълженията по трудовото право и социалното осигуряване (член 9, ал. 2, буква б) и трудовата медицина. Пример: фирмата знае за временната неработоспособност и нейната продължителност, но не трябва да знае диагнозата. Друг пример: синдикалният членски внос се удържа от заплатата само ако лицето го поиска.
Също и данните за присъди и престъпления са със засилена защита. Според член 10 от GDPR те се обработват само под контрола на публичен орган или когато правна норма го допуска. Затова фирмата не може просто да поиска свидетелство за съдимост от целия екип: само когато законът го изисква за дейността, например свидетелство за сексуални престъпления за работа с непълнолетни.
Здравни данни и данни на непълнолетни
Ако на работа виждате здравни данни (в медицински център, дом за грижи, аптека, служба по трудова медицина) или данни на непълнолетни (в училище, школа), рискът е по-голям. Спазвайте по-строго указанията на фирмата и ползвайте само одобрените системи.
Запомнете: колкото по-чувствителни са данните, толкова по-малко хора трябва да ги виждат и толкова по-добре трябва да са защитени.