Čl. 5 GDPR stanoví základní zásady. Každé zpracování osobních údajů je musí splňovat. Pro každodenní práci jsou nejdůležitější tyto.
Sedm zásad
- Zákonnost, korektnost a transparentnost. Údaje se zpracovávají podle zákona, poctivě a tak, aby lidé věděli, co se s nimi děje.
- Účelové omezení. Údaje se sbírají pro určitý, výslovně stanovený a legitimní účel. Nesmí se pak použít k něčemu nesouvisejícímu. Adresa z objednávky slouží k doručení, ne k reklamě, kterou si zákazník nevyžádal.
- Minimalizace údajů. Sbírejte jen to, co je pro účel nezbytné. K registraci do knihovny nepotřebujete rodinný stav.
- Přesnost. Údaje mají být správné a aktuální. Nepřesné se opraví nebo vymažou.
- Omezení uložení. Údaje se uchovávají jen po dobu nutnou pro účel. Pak se vymažou nebo anonymizují. Některé lhůty stanoví zákon, například archivace mzdových listů.
- Integrita a důvěrnost. Údaje se chrání před neoprávněným přístupem, ztrátou a poškozením.
- Odpovědnost. Správce musí umět prokázat, že zásady dodržuje. Proto se vedou záznamy, směrnice a písemné pokyny.
Jak to vypadá v praxi
Příklad 1 – účel. Firma sebrala telefonní čísla zaměstnanců pro případ havárie. Nesmí je použít k pozvánkám na soukromou akci obchodního partnera.
Příklad 2 – minimalizace. Formulář pro odběr novinek potřebuje e-mail. Datum narození a adresa nejsou potřeba, nežádejte je.
Příklad 3 – omezení uložení. Životopisy nepřijatých uchazečů se nesmějí držet donekonečna. Zaměstnavatel by měl stanovit lhůtu a po ní je mazat, případně si vyžádat souhlas s delším uložením.
Příklad 4 – důvěrnost. Tabulka s platy se nesdílí v e-mailu celému oddělení. Posílá se jen těm, kdo ji potřebují.
Ochrana osobních údajů od návrhu a ve výchozím nastavení
Čl. 25 GDPR vyžaduje, aby systémy byly nastaveny tak, že ve výchozím stavu zpracovávají jen nezbytné údaje a přístup mají jen oprávnění lidé. Když sami vytváříte formulář, tabulku nebo seznam, držte se téhož: nic navíc, přístup jen pro ty, kdo ho potřebují.
Anonymizace a pseudonymizace
Anonymizované údaje už nelze žádnému člověku přiřadit, ani s pomocí dalších informací. Na takové údaje se GDPR nevztahuje (bod 26 odůvodnění). Pseudonymizace jen nahradí jméno kódem nebo číslem (čl. 4 bod 5). Kdo má klíč, člověka znovu určí, a proto jde pořád o osobní údaje. Tabulka, kde místo jmen stojí čísla zaměstnanců, tedy anonymní není.
Zásada „need to know“
I uvnitř firmy platí, že údaje vidí jen ten, kdo je potřebuje k práci. Že máte v systému technicky přístup, ještě neznamená, že smíte údaje otevřít. Nahlížení do záznamu kolegy, souseda nebo známého ze zvědavosti je neoprávněné zpracování.
Co dělat, když si nejste jisti
- Zeptejte se nadřízeného nebo pověřence, je-li ve firmě jmenován.
- Nesbírejte a nesdílejte údaje „pro jistotu“.
- Při pochybnostech údaje neposílejte a počkejte na odpověď.
Co si zapamatovat
- Údaje jen pro stanovený účel, jen v nutném rozsahu a jen po nutnou dobu.
- Správce musí umět dodržování zásad prokázat.
- Přístup do systému není oprávnění k nahlížení bez pracovního důvodu.
Příklad z kanceláře
Kolegyně z personálního oddělení chce vědět, kdo z týmu je nemocný, aby zajistila zástup. Potřebuje jen informaci, že kolega nebude v práci, ne diagnózu. Stejně tak vedoucí potřebuje vědět, kdo je dnes přítomen, ale ne proč chybí. Ptejte se vždy: Opravdu tento údaj k účelu potřebuji? Pokud ne, nežádejte ho a nesdílejte ho.