Datele personale nu pot fi prelucrate fără un motiv prevăzut de lege. Această lecție explică cele mai frecvente motive, rolul consimțământului și ce spune nota de informare.
Temeiurile legale (art. 6 GDPR)
Prelucrarea este legală doar dacă este îndeplinită cel puțin una dintre aceste șase condiții:
- Consimțământul persoanei.
- Contractul: prelucrarea este necesară pentru executarea unui contract cu persoana vizată sau pentru măsuri precontractuale solicitate chiar de ea.
- Obligația legală a operatorului, de exemplu obligațiile fiscale și de contribuții.
- Interesul vital al unei persoane, în cazuri grave și urgente.
- Interesul public sau exercitarea autorității publice (art. 2-ter din Codice pentru normele italiene).
- Interesul legitim al operatorului sau al unui terț, dacă nu prevalează drepturile persoanei vizate. Autoritățile publice nu îl folosesc în îndeplinirea atribuțiilor lor.
Operatorul alege temeiul înainte de a începe. Nu dumneavoastră trebuie să alegeți, dar trebuie să știți că scopul în care folosiți datele are un temei și că nu îl puteți schimba singur.
Consimțământul nu este întotdeauna răspunsul
Consimțământul este valabil doar dacă este liber, specific, informat și lipsit de ambiguitate, iar persoana îl poate retrage la fel de ușor cum l-a dat (art. 4 și 7 GDPR). Nu este valabil dacă este ascuns într-un text lung sau dacă persoana nu are o alegere reală.
În raportul de muncă consimțământul este un teren delicat: angajatul depinde de angajator și se poate să nu se simtă liber să spună nu. De aceea, pentru gestionarea raportului de muncă, operatorul folosește de obicei alte temeiuri, precum contractul și obligațiile legale, și nu cere un consimțământ care nu ar fi liber. Dacă vi se cere să semnați o formulă generală de consimțământ „pentru orice", nu este un semn bun: spuneți acest lucru persoanei de contact pentru confidențialitate.
Consimțământul este necesar, în general, pentru a trimite e-mailuri sau SMS-uri promoționale (art. 130 din Codice). Face excepție e-mailul trimis unui client pentru produse sau servicii similare cu cele pe care le-a cumpărat deja, dacă a fost informat și nu s-a opus (art. 130 alin. 4). Cine nu dorește apeluri comerciale își poate înscrie numerele, fixe și mobile, în Registro pubblico delle opposizioni (registrul public al opozițiilor).
Nota de informare
Înainte sau în momentul colectării, persoana trebuie să știe ce se întâmplă cu datele ei. Aceasta este nota de informare (art. 12, 13 și 14 GDPR). Trebuie să indice, într-un limbaj simplu și clar:
- cine este operatorul și cum poate fi contactat, precum și datele de contact ale DPO, dacă există;
- în ce scopuri și pe ce temei legal se prelucrează datele;
- cui pot fi comunicate;
- cât timp se păstrează;
- drepturile persoanei și dreptul de a depune o plângere la Garante.
Art. 13 se aplică atunci când datele se colectează de la persoana însăși. Art. 14 se aplică atunci când provin din alte surse.
Nota de informare o pregătește operatorul. Dumneavoastră vă revine să nu spuneți contrariul și să trimiteți la textul potrivit: „Găsiți totul în nota de informare pe care v-o înmânăm", iar dacă nu o cunoașteți, întrebați unde se află.
Curriculum vitae și angajați
Cine trimite din proprie inițiativă un curriculum vitae nu trebuie să dea consimțământul pentru a fi evaluat. Nota de informare se dă la primul contact util după trimitere (art. 111-bis din Codice). Pentru angajați, nota de informare explică, de exemplu, salarizarea, pontajul, instrumentele informatice și controalele.
Minorii
Pentru serviciile online oferite direct minorilor, minorul care a împlinit 14 ani poate da singur consimțământul; sub 14 ani este nevoie de consimțământul celui care exercită răspunderea părintească (art. 2-quinquies din Codice). Se aplică serviciilor societății informaționale, nu oricărei activități.
De reținut
- Este nevoie întotdeauna de un temei legal; consimțământul este doar unul dintre cele șase.
- În muncă, consimțământul este rareori temeiul potrivit.
- Notă de informare clară înainte de colectare; nu schimbați singur scopul datelor.