Art. 32 GDPR cere operatorului și persoanelor împuternicite măsuri tehnice și organizatorice adecvate riscului: printre altele criptarea, confidențialitatea și disponibilitatea sistemelor, capacitatea de restabilire și verificări periodice. Cele mai multe probleme apar însă din greșeli obișnuite, nu din atacuri sofisticate. Iată obiceiurile care contează cel mai mult.
Accesuri și parole
- Folosiți parole lungi și diferite pentru fiecare serviciu. O frază lungă este mai bună decât un cuvânt scurt și complicat. Nu folosiți la serviciu parolele personale.
- Dacă firma oferă, folosiți un manager de parole și activați autentificarea multifactor.
- Nu împărtășiți niciodată datele de acces, nici cu colegii, nici cu asistența tehnică. Fiecare trebuie să aibă accesul său, pentru că numai așa se știe cine a făcut ce.
- Blocați ecranul când vă îndepărtați.
- Deschideți doar datele de care aveți nevoie pentru muncă. A căuta din curiozitate un client, un coleg sau o cunoștință nu este muncă și poate avea consecințe disciplinare și, în cazurile cele mai grave, penale (de exemplu accesul abuziv într-un sistem informatic, art. 615-ter din Codul penal italian).
E-mailul
- Verificați destinatarii înainte de a trimite: completarea automată alege ușor persoana greșită cu același nume.
- Când scrieți unui număr mare de persoane care nu se cunosc între ele, folosiți copia ascunsă (Bcc), altfel dezvăluiți tuturor adresele celorlalți.
- Datele medicale, actele de identitate și alte informații sensibile se trimit prin instrumentele sigure alese de firmă, de exemplu fișiere protejate cu parolă comunicată pe un alt canal.
- Nu scrieți date personale în subiect.
Hârtia, dispozitivele și munca de acasă
- Păstrați biroul în ordine și puneți foile cu date personale într-un sertar sau dulap închis. Folosiți distrugătorul de documente sau containerele dedicate, nu coșul obișnuit.
- Nu salvați date pe telefoane personale, pe stickuri USB sau în servicii cloud private dacă firma nu permite acest lucru.
- Nu lipiți date ale clienților sau ale colegilor în instrumente de inteligență artificială sau în traducătoare online, dacă firma nu le-a aprobat pentru acel scop: ceea ce scrieți poate ieși din firmă.
- De acasă sau în călătorie folosiți o conexiune protejată, nu lăsați ecrane vizibile altora, nu lăsați computerul în mașină și nu vorbiți cu voce tare despre clienți în tren sau în bar.
Phishingul
Phishingul este un mesaj fals (e-mail, SMS, apel, chat) care vrea să vă facă să dați clic, să predați date sau să plătiți. Semnele tipice:
- grabă sau amenințări („contul va fi închis astăzi");
- un expeditor care seamănă cu unul cunoscut, dar are o adresă ușor diferită;
- un link a cărui adresă nu corespunde expeditorului;
- un atașament neașteptat;
- un „șef" fals care cere un transfer bancar sau carduri cadou, sau un coleg fals care vă cere datele de acces.
Ce faceți:
- Nu dați clic, nu deschideți și nu răspundeți.
- Verificați pe un alt canal: sunați expeditorul la un număr pe care îl cunoașteți deja.
- Semnalați mesajul asistenței informatice. Dacă ați dat deja clic sau ați introdus date, spuneți imediat: o semnalare rapidă limitează paguba.
Agenzia per la cybersicurezza nazionale (ACN), agenția italiană pentru securitate cibernetică, publică pe site-ul său sfaturi despre amenințările informatice.
Actualizări și programe necunoscute
Instalați actualizările de securitate când vă cere departamentul de informatică. Nu instalați programe, aplicații sau extensii din proprie inițiativă și nu conectați stickuri USB necunoscute.
Spuneți greșeala fără rușine
Oricine poate fi păcălit. Cel mai rău este să tăceți: firma poate reacționa doar dacă află la timp.