În fiecare zi aveți în mână informații despre oameni: clienți, colegi, pacienți, furnizori, candidați. Această lecție explică ce sunt datele personale, cine are ce sarcini și de ce primiți instrucțiuni despre cum să le prelucrați.
Ce este o dată personală
O dată personală este orice informație referitoare la o persoană fizică identificată sau identificabilă (art. 4 punctul 1 din Regulamentul (UE) 2016/679, GDPR). Este suficient ca informația să poată duce la o persoană, chiar și indirect.
Exemple: numele și prenumele, adresa, telefonul, e-mailul, codice fiscale (codul fiscal italian), numărul de înmatriculare, fotografia, vocea, numărul de matricolă, adresa IP, fluturașii de salariu, evaluările unui colaborator.
Nu sunt date personale informațiile cu adevărat anonime și cele despre firme ca atare. Numele unui angajat care apare în datele unei societăți este însă o dată personală.
Ce este o prelucrare
Prelucrarea este orice operațiune asupra datelor: colectarea, înregistrarea, consultarea, modificarea, copierea, trimiterea, păstrarea, ștergerea. Chiar și simpla privire asupra unei fișe de pe ecran este o prelucrare. De aceea regulile privesc practic orice muncă de birou, de magazin, de îngrijire sau de servicii.
Cine este cine
- Persoana vizată: persoana la care se referă datele. Și dumneavoastră sunteți una, pentru datele pe care angajatorul le prelucrează despre dumneavoastră.
- Operatorul: cel care decide de ce și cum sunt prelucrate datele. De obicei este firma, instituția sau cabinetul la care lucrați, nu angajatul în parte. Operatorul răspunde de respectarea regulilor.
- Persoana împuternicită de operator: un subiect extern care prelucrează date în numele operatorului, de exemplu consultantul în domeniul muncii, furnizorul programului de gestiune sau serviciul de salarizare. Lucrează pe baza unui contract sau a unui alt act juridic (art. 28 GDPR).
- Persoane autorizate / desemnate: cei care, ca dumneavoastră, prelucrează date sub autoritatea operatorului și potrivit instrucțiunilor lui.
- Responsabilul cu protecția datelor (în italiană RPD, în engleză DPO): un expert care supraveghează și consiliază, numit în cazurile prevăzute de art. 37–39 GDPR. Nu toate firmele trebuie să aibă unul.
- Garante per la protezione dei dati personali (Garante): autoritatea italiană independentă care controlează aplicarea regulilor.
Regulile pe care trebuie să le cunoașteți
În Italia se aplică împreună două surse:
- GDPR, direct aplicabil în toată Uniunea Europeană;
- Codice in materia di protezione dei dati personali (Codul italian privind protecția datelor, Codice privacy, d.lgs. 196/2003), modificat prin d.lgs. 101/2018 pentru a-l pune de acord cu GDPR.
Codice conține reguli italiene pe teme precum vârsta consimțământului minorilor (art. 2-quinquies), datele privind condamnările și infracțiunile (art. 2-octies), raportul de muncă și controalele la distanță (art. 111-bis–115) și infracțiunile (art. 167 și următoarele).
De ce primiți instrucțiuni
Art. 29 GDPR spune că cel care are acces la date personale sub autoritatea operatorului nu le poate prelucra decât la instrucțiunile operatorului. Art. 2-quaterdecies din Codice permite operatorului să atribuie sarcini și funcții unor persoane desemnate expres și să aleagă cea mai potrivită modalitate de a le autoriza să prelucreze date.
În practică, angajatorul trebuie să vă spună, mai bine în scris, ce date puteți folosi, pentru ce sarcini și cu ce precauții. Acest curs nu înlocuiește acele instrucțiuni: explică regulile generale, dar procedurile biroului dumneavoastră trebuie să vi le indice angajatorul.
Ce trebuie să rețineți
- O dată personală este orice informație despre o persoană identificabilă.
- Prelucrarea include și consultarea și păstrarea.
- Operatorul este organizația, nu dumneavoastră; dumneavoastră urmați instrucțiunile primite.
- Dacă nu știți cum să procedați, întrebați responsabilul dumneavoastră sau persoana de contact pentru confidențialitate înainte de a acționa.