Arbejdsgivere behandler meget om deres medarbejdere. Både databeskyttelsesreglerne og arbeidsmiljøloven kapitel 9 (den norske arbejdsmiljølov) sætter grænser for, hvad de må gøre.
Kontrolforanstaltninger (arbeidsmiljøloven §§ 9-1 og 9-2)
En kontrolforanstaltning er en foranstaltning til at følge med i eller kontrollere medarbejdere, for eksempel kameraovervågning, logning af internetbrug, sporing af biler, adgangskontrol eller kontrol af e-mail.
- Foranstaltningen kan kun indføres, hvis den er sagligt begrundet i virksomhedens forhold og ikke giver en uforholdsmæssig belastning for medarbejderen (§ 9-1).
- Arbejdsgiveren skal drøfte foranstaltningen med tillidsrepræsentanterne så tidligt som muligt, informere medarbejderne, før den iværksættes, og evaluere den jævnligt (§ 9-2).
- Efter databeskyttelsesreglerne skal arbejdsgiveren have et behandlingsgrundlag, vurdere, om foranstaltningen er nødvendig, og have givet information. Ved omfattende overvågning kan der kræves en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse (artikel 35).
Skjult overvågning er som hovedregel ikke tilladt. Kameraer på arbejdspladsen skal være synligt skiltet, så folk ved, at de overvåges.
Indsigt i e-mailkassen
Arbeidsmiljøloven § 9-5 giver hjemmel til regler om arbejdsgiverens indsigt i medarbejderens e-mailkasse og andet elektronisk lagret materiale. Reglerne står i forskrift om arbeidsgivers innsyn i e-postkasse og annet elektronisk lagret materiale (den norske forskrift om arbejdsgiverens indsigt i e-mailkasse og andet elektronisk lagret materiale, FOR-2018-07-02-1108).
Indsigt er kun tilladt, når det er:
- nødvendigt for at varetage den daglige drift eller andre legitime interesser, for eksempel når en medarbejder er syg, og vigtige beskeder skal læses, eller
- ved begrundet mistanke om, at medarbejderens brug af e-mailkassen eller andet elektronisk udstyr udgør et grovt brud på pligterne i ansættelsesforholdet eller kan give grundlag for opsigelse eller bortvisning.
Proceduren i forskriften:
- Medarbejderen skal varsles på forhånd, hvis det er muligt, have en begrundelse og mulighed for at udtale sig.
- Medarbejderen kan være til stede og have en tillidsrepræsentant eller en anden repræsentant med.
- Sker indsigten uden forhåndsvarsel, skal medarbejderen bagefter have skriftlig besked om det med metode og resultat.
- Irrelevante beskeder må ikke læses, og kopier skal slettes.
- Når ansættelsesforholdet ophører, skal e-mailkassen lukkes, medmindre der er et særligt behov for at holde den åben en kort tid. E-mails, der ikke er nødvendige for den daglige drift, skal slettes inden for rimelig tid.
Der kan ikke aftales eller gives instruks om dårligere vilkår for medarbejderen, end forskriften giver. Datatilsynet fører tilsyn med forskriften.
Praktisk råd: Hav private beskeder uden for jobkontoen, og mærk dem »privat«, hvis du alligevel bruger den. Gør e-mailkassen klar til vikar eller fravær på den måde, arbejdsgiveren har bestemt.
Fødselsnummer
Det norske fødselsnummer har elleve cifre, og de seks første viser fødselsdatoen. Det er et stærkt identifikationsmiddel, og misbrug kan give identitetstyveri.
Personopplysningsloven § 12 siger, at fødselsnummer og andre entydige identifikationsmidler kun må bruges, når der er et sagligt behov for sikker identifikation, og metoden er nødvendig for at opnå en sådan identifikation.
I praksis:
- Spørg ikke efter fødselsnummer, når navn og fødselsdato er nok.
- Brug det ikke som kundenummer, brugernavn eller adgangskode.
- Send det ikke i almindelig e-mail, og skriv det ikke på åbne lister, post-it eller i emnefeltet.
- Vis eller udskriv færrest mulige cifre.
- Afslør ikke nogens fødselsnummer for personer, der ikke har brug for det.
Tavshedspligt kommer oveni
Mange erhverv har tavshedspligt efter egne love, for eksempel i sundheds- og omsorgstjenesten eller i forvaltningen. Den gælder også, efter at ansættelsesforholdet er ophørt, og den gælder ud over databeskyttelsesreglerne.