De fleste brud på sikkerheden omkring personoplysninger skyldes almindelige menneskelige fejl, ikke avancerede hackere. Derfor er det din adfærd, der betyder mest. Kravet om sikkerhed står i databeskyttelsesforordningens artikel 32: virksomheden skal have passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger. Du er en del af de organisatoriske foranstaltninger.
Adgangskoder og login
- Brug lange adgangskoder eller kodesætninger. Længde betyder mere end mærkelige tegn.
- Brug forskellig adgangskode til hver tjeneste. Genbrug gør, at ét læk åbner alt.
- Brug en adgangskodeadministrator, som virksomheden tillader, i stedet for sedler og regneark.
- Slå tofaktorlogin (flerfaktor) til, hvor det findes.
- Del aldrig adgangskoder, heller ikke med kolleger eller IT-support. Ægte support beder ikke om din adgangskode.
- Lån aldrig BankID eller andre elektroniske ID'er ud.
Skærm, skrivebord og udskrifter
- Lås skærmen, hver gang du forlader maskinen, også i nogle minutter.
- Hav »ryddeligt skrivebord«: lad ikke papirer med personoplysninger ligge åbent.
- Sørg for, at besøgende, kunder og kolleger uden adgang ikke kan se din skærm, for eksempel i receptionen eller i toget.
- Hent udskrifter straks, og brug sikker udskrift, hvis den findes. Makulér papir med personoplysninger. Almindeligt affald er ikke sikkert.
Udstyr og opbevaring
- Brug virksomhedens godkendte systemer til personoplysninger. Send ikke arbejdsfiler til privat e-mail, og gem dem ikke på private telefoner, USB-stik eller private skytjenester, hvis reglerne ikke tillader det.
- Krypter bærbare enheder og lagringsmedier, og meld straks fra, hvis du mister udstyr.
- Tilslut ikke ukendte USB-stik til arbejdsmaskinen.
- Hold programmer og styresystem opdateret. Udskudte opdateringer lader kendte svagheder stå åbne.
- Brug ikke kunstig intelligens-tjenester på nettet til at behandle personoplysninger, medmindre arbejdsgiveren har godkendt det. Det, du indsætter, kan blive gemt og brugt af en tredjepart.
- Tjek modtageren, før du trykker send. Forkert modtager er en af de hyppigste årsager til brud.
- Ved masseudsendelser skal du bruge skjult kopi (Bcc) eller et udsendelsesværktøj, så ikke alle ser hinandens adresser.
- Send ikke følsomme oplysninger eller fødselsnummer i almindelig e-mail. Brug krypteret e-mail eller en sikker beskedtjeneste, som virksomheden har.
- Vær omhyggelig med bilag: ligger der skjulte ark, rækker eller kommentarer i filen, som modtageren ikke skal se?
Hjemmearbejde og rejser
- Brug virksomhedens VPN og godkendt udstyr.
- Lad ikke familie eller gæster bruge arbejdsmaskinen.
- Før ikke arbejdssamtaler om kunder og patienter på offentlige steder, hvor andre kan høre dem.
- På åbne trådløse net skal du ikke åbne arbejdssystemer uden sikker forbindelse.
Sletning og bortskaffelse
Når du kasserer en gammel maskine, telefon eller disk, skal oplysningerne slettes forsvarligt. Det er IT-afdelingens opgave, så aflever udstyret der, ikke i en skraldespand.
Vær ikke bange for at spørge
Er du usikker på, om noget er i orden, er det altid bedre at spørge først end at rydde op bagefter.