El artículo 32 del RGPD exige «medidas técnicas y organizativas apropiadas» para mantener seguros los datos. Buena parte depende de usted.
Contraseñas y cuentas
- Use una contraseña larga y única para cada cuenta. Una frase de varias palabras es más fácil de recordar que símbolos al azar.
- Use la verificación en dos pasos siempre que se ofrezca.
- No comparta nunca su acceso ni deje que un compañero use su cuenta. Las acciones quedarían registradas a su nombre.
- No apunte contraseñas en notas adhesivas. Use el gestor de contraseñas que permita el empleador.
- Bloquee la pantalla cuando se levante (tecla Windows + L, o Ctrl + Comando + Q en un Mac).
Su mesa y su pantalla
- Aplique la política de mesa limpia: archive el papel con datos personales y guárdelo bajo llave al final del día.
- Coloque la pantalla de modo que los visitantes y los transeúntes no puedan leerla.
- Recoja las impresiones de inmediato. Los documentos olvidados en la impresora son una causa frecuente de violaciones de seguridad.
- No hable de datos personales en ascensores, cafeterías ni transporte público.
- Pregunte con educación a cualquier persona desconocida que esté en una zona donde se guardan registros, y avise.
Correo electrónico y envío de información
- Compruebe el destinatario antes de pulsar enviar. La divulgación no autorizada, a menudo un correo enviado a la persona equivocada, es una de las violaciones de seguridad más notificadas en los informes anuales de la DPC.
- Revise bien el autocompletado: es fácil confundir a dos personas con el mismo nombre de pila.
- Use CCO (copia oculta) en un correo a un grupo de personas que no deben ver las direcciones de las demás.
- Envíe los adjuntos con datos sensibles cifrados o protegidos con contraseña, y facilite la contraseña por otra vía.
- No use el correo personal, el almacenamiento personal en la nube ni aplicaciones de mensajería para datos del trabajo, salvo que la política del empleador lo permita.
- Tenga cuidado con «responder a todos».
Phishing y estafas
Los delincuentes engañan al personal para obtener acceso o dinero. Señales de alerta:
- un mensaje urgente o amenazante;
- una dirección de remitente ligeramente distinta de la real;
- adjuntos o enlaces inesperados;
- una petición de cambiar datos bancarios o de comprar tarjetas regalo.
Si tiene dudas: no haga clic, no abra y avise por el cauce del empleador. Avisar enseguida de un mensaje sospechoso es siempre mejor que callar un error.
Dispositivos y trabajo fuera de la oficina
- Use los dispositivos que le facilite el empleador y manténgalos actualizados.
- Cifre los portátiles y las memorias USB. Mejor aún, evite las memorias USB.
- No deje nunca un portátil, un móvil o papeles en un coche ni en un asiento del tren.
- Saque papel de la oficina solo si su trabajo lo requiere y la política lo permite.
- En casa, use una red wifi segura, no una wifi pública sin VPN. Mantenga a los familiares lejos de las pantallas del trabajo.
- Comunique de inmediato un dispositivo perdido o robado, aunque sea de noche o en fin de semana.
Deshacerse de los datos
- Use los contenedores de residuos confidenciales o una trituradora de corte cruzado para el papel. Las papeleras normales y el contenedor de reciclaje no son seguros.
- Devuelva el equipo viejo a informática para que lo borren de forma segura. Borrar un archivo no lo elimina.
Acceso solo en la medida necesaria
Consulte solo los registros que necesite para su trabajo. No curiosee en los registros de compañeros, amigos, familiares ni famosos. Los sistemas suelen registrar lo que abre, y «solo mirar» es una vulneración de la confidencialidad. El artículo 145 de la Data Protection Act 2018 también tipifica como delito revelar datos obtenidos sin autorización del responsable.
Qué debe recordar
- Contraseñas fuertes y únicas, verificación en dos pasos, no compartir los accesos.
- Compruebe los destinatarios y use CCO y cifrado cuando haga falta.
- Avise de inmediato de phishing, dispositivos perdidos y errores.
- Consulte datos personales solo cuando su trabajo lo requiera.