Algunos datos personales merecen una protección reforzada, porque su uso indebido puede causar discriminación o daños graves. El RGPD los trata con normas más exigentes.
Categorías especiales de datos (artículo 9 del RGPD)
Son los datos que revelan:
- el origen racial o étnico;
- las opiniones políticas;
- las convicciones religiosas o filosóficas;
- la afiliación sindical;
- los datos genéticos y los datos biométricos usados para identificar de manera unívoca a una persona;
- los datos de salud;
- los datos relativos a la vida sexual o a la orientación sexual.
La regla es la prohibición del tratamiento. Hay excepciones en el artículo 9, apartado 2, por ejemplo el consentimiento explícito, el cumplimiento de obligaciones del derecho laboral y de la seguridad social, la medicina del trabajo o la defensa de un derecho en un procedimiento. Quien no tiene una excepción aplicable no puede tratar estos datos.
Los datos sobre condenas e infracciones penales (artículo 10) tienen también normas estrictas: solo se tratan bajo el control de una autoridad pública o cuando la ley lo permita.
Datos de salud
La Lei n.º 58/2019 añade, en el artículo 29:
- el acceso se rige por el principio de necesidad de conocer;
- el tratamiento debe hacerlo un profesional sujeto a secreto profesional u otra persona sujeta a un deber de confidencialidad;
- los trabajadores y prestadores de servicios del responsable, y el DPD, que tengan acceso a datos de salud están obligados a un deber de secreto.
En una empresa corriente, el empleador no tiene por qué saber el diagnóstico de nadie. El Código do Trabalho (artículo 17) dice que la información sobre la salud o el embarazo solo puede pedirse cuando las exigencias de la actividad lo justifiquen, con fundamentación por escrito, y que se facilita a un médico, que solo comunica al empleador si el trabajador está o no apto. El artículo 19 prohíbe, en cualquier circunstancia, exigir pruebas o exámenes de embarazo.
En la práctica:
- una hoja de ausencias compartida con el equipo no debe indicar la enfermedad;
- un justificante médico sirve para justificar la falta, no para enseñarlo a los compañeros;
- a la pregunta "¿qué le pasa a este compañero?" no hay respuesta que dar.
Vida privada
El artículo 16 del Código do Trabalho obliga a empleador y trabajador a respetar la reserva de la intimidad de la vida privada. Abarca el acceso y la divulgación de aspectos de la vida familiar, afectiva y sexual, del estado de salud y de las convicciones políticas y religiosas.
Números de identificación
El número de contribuyente (NIF), el número de identificación de la seguridad social (NISS), el número de usuario del servicio nacional de salud (SNS) y el número del documento de identidad (cartão de cidadão) son datos personales que identifican a alguien sin margen de duda. Enlazan a la persona con muchos registros y, en manos equivocadas, permiten fraudes y suplantación de identidad. La Lei n.º 58/2019 no tiene un artículo propio sobre ellos. Se aplican las normas generales:
- el número se pide y se usa solo cuando haya finalidad y base para ello;
- no se escribe en listas visibles para todos, en correos sin protección o en pantallas orientadas al público;
- no se conserva más tiempo del necesario.
Fotografías e imágenes
La fotografía de un compañero o de un cliente es un dato personal. Publicarla en una red social, en un cartel o en la web de la empresa exige una base jurídica, por regla general el consentimiento, e información clara sobre el uso.
Resumen: los datos de categoría especial y los números de identificación piden más cuidado. Solo debe verlos quien los necesita, y nunca "solo por curiosidad".