El sexto principio dice que los datos personales deben estar seguros. El artículo 32 exige medidas técnicas y organizativas adecuadas. La mayoría de las violaciones de seguridad no vienen de hackers ingeniosos. Vienen de errores corrientes y de engaños a personas con prisa. Sus hábitos son un control fundamental.
Contraseñas y cuentas
- Use una contraseña larga y única para cada cuenta de trabajo. Tres palabras al azar son un buen comienzo.
- No comparta nunca su acceso. Si se hace algo con su nombre, será a usted a quien se lo pregunten.
- Use la verificación en dos pasos siempre que se ofrezca.
- No apunte contraseñas en notas junto a la pantalla.
- Bloquee la pantalla al levantarse de su mesa (en Windows, la tecla Windows y L).
Phishing y estafas
El phishing es un mensaje falso diseñado para que haga clic, abra un archivo o entregue datos. Entre las señales están:
- la urgencia o las amenazas («actúe ya o se cerrará su cuenta»);
- una dirección que parece casi correcta, pero no lo es;
- un archivo adjunto o un enlace inesperados;
- una petición de cambiar datos bancarios o de enviar listas de empleados o clientes.
No haga clic. Compruébelo con un teléfono o un sitio web que ya conozca. Avise a su contacto de informática o a su jefe. Comunicar de inmediato un mensaje en el que hizo clic limita el daño.
Llamadas para sonsacar información
El «blagging» es cuando alguien se hace pasar por otra persona para obtener datos. Quien llama puede decir que es la policía, un cliente, un banco o un jefe. Compruebe siempre quién es y si tiene derecho a esos datos. Siga el procedimiento de su empleador. Ofrézcase a devolver la llamada a un número que pueda verificar.
Correo y mensajería
- Compruebe el destinatario antes de enviar. El autocompletado elige muy fácilmente al «Sam» equivocado.
- Use CCO (copia oculta) en los correos de grupo, para que las direcciones no se vean.
- Compruebe que los archivos adjuntos son los correctos. Las hojas de cálculo pueden ocultar hojas, columnas y comentarios adicionales.
- Envíe datos sensibles solo por los medios que apruebe su empleador, como el correo cifrado o un portal seguro.
- No use el correo personal, los SMS ni WhatsApp para datos del trabajo salvo que su empleador lo permita.
Papel, mesas y pantallas
- Mantenga una mesa despejada: guarde bajo llave los papeles al terminar el día.
- Use destructoras o contenedores de papel confidencial. No tire datos personales a papeleras ordinarias ni al reciclaje.
- Recoja las impresiones enseguida.
- Coloque las pantallas de modo que visitantes y transeúntes no puedan leerlas.
- No hable de los datos de las personas donde otros puedan oírle, como en un ascensor, una cafetería o un tren.
Dispositivos y almacenamiento
- Use solo dispositivos y almacenamiento autorizados. No copie datos del trabajo a una memoria USB personal ni a una cuenta en la nube de casa.
- Mantenga los dispositivos bloqueados y actualizados. Instale las actualizaciones cuando se lo pidan.
- Comunique de inmediato la pérdida o el robo de un teléfono, portátil o bolso, aunque espere encontrarlo.
- No deje dispositivos ni papeles en el coche ni sin vigilancia en lugares públicos.
- Entregue los equipos viejos a su empleador para desecharlos, de modo que se borren bien los datos.
Trabajo en casa o en movimiento
Use la VPN y las herramientas autorizadas. Evite el wifi público para el trabajo salvo que tenga un acceso seguro. Mantenga los papeles fuera de la vista de familiares y visitas.
Acceso solo cuando sea necesario
Solo puede abrir los registros que necesite para su trabajo. Curiosear en los registros de un vecino, un famoso o una expareja es un uso indebido, aunque no comparta nada. Puede acarrear medidas disciplinarias y un proceso penal.