Il sesto principio dice che i dati personali devono essere sicuri. L'articolo 32 richiede misure tecniche e organizzative adeguate. La maggior parte delle violazioni non nasce da hacker abili. Nasce da errori comuni e da trucchi tesi a persone indaffarate. Le Sue abitudini sono un controllo fondamentale.
Password e account
- Usi una password lunga e unica per ogni account di lavoro. Tre parole casuali sono un buon inizio.
- Non condivida mai le Sue credenziali. Se qualcosa viene fatto a Suo nome, sarà a Lei che verrà chiesto conto.
- Usi l'autenticazione a più fattori ovunque sia offerta.
- Non scriva le password su foglietti vicino allo schermo.
- Blocchi lo schermo quando lascia la scrivania (su Windows, il tasto Windows e L).
Phishing e truffe
Il phishing è un messaggio falso pensato per farLa cliccare, aprire un file o consegnare dati. Alcuni segnali:
- urgenza o minacce («agisca subito o il Suo account verrà chiuso»);
- un indirizzo che sembra quasi giusto ma non lo è;
- un allegato o un link inatteso;
- la richiesta di cambiare coordinate bancarie o di inviare elenchi di dipendenti o clienti.
Non clicchi. Verifichi con un numero di telefono o un sito che già conosce. Lo segnali al Suo referente informatico o al Suo responsabile. Segnalare subito un messaggio su cui ha cliccato limita il danno.
Chi telefona per avere informazioni
Il «blagging» è quando una persona si finge un'altra per ottenere dati. Chi telefona può dire di essere la polizia, un cliente, una banca o un responsabile. Verifichi sempre chi è e se ha diritto ai dati. Segua la procedura del Suo datore di lavoro. Si offra di richiamare a un numero che può verificare.
E-mail e messaggi
- Controlli il destinatario prima di premere invio. Il completamento automatico sceglie con facilità il «Sam» sbagliato.
- Usi la CCN (copia nascosta) per le e-mail di gruppo, così gli indirizzi non sono visibili a tutti.
- Controlli che gli allegati siano quelli giusti. I fogli di calcolo possono nascondere fogli, colonne e commenti in più.
- Invii dati sensibili solo con i metodi approvati dal Suo datore di lavoro, come l'e-mail cifrata o un portale sicuro.
- Non usi e-mail personale, SMS o WhatsApp per dati di lavoro, a meno che il Suo datore di lavoro non lo consenta.
Carta, scrivanie e schermi
- Tenga la scrivania in ordine: chiuda a chiave i documenti a fine giornata.
- Usi distruggidocumenti o contenitori per rifiuti riservati. Non getti dati personali nei cestini normali né nella carta da riciclare.
- Ritiri subito le stampe.
- Disponga gli schermi in modo che visitatori e passanti non possano leggerli.
- Non parli dei dati delle persone dove altri possono sentire, come in ascensore, in un bar o in treno.
Dispositivi e archiviazione
- Usi solo dispositivi e supporti autorizzati. Non copi dati di lavoro su una chiavetta USB personale o su un account cloud privato.
- Tenga i dispositivi bloccati e aggiornati. Installi gli aggiornamenti quando richiesto.
- Segnali subito un telefono, un portatile o una borsa persi o rubati, anche se spera di ritrovarli.
- Non lasci dispositivi o documenti in auto o incustoditi in luoghi pubblici.
- Faccia smaltire le vecchie apparecchiature dal Suo datore di lavoro, in modo che i dati vengano cancellati correttamente.
Lavorare da casa o in viaggio
Usi la VPN e gli strumenti autorizzati. Eviti il Wi-Fi pubblico per il lavoro, a meno che non abbia un accesso sicuro. Tenga i documenti fuori dalla vista di familiari e ospiti.
Accesso solo quando serve
Può aprire solo le schede che Le servono per il Suo lavoro. Curiosare nella scheda di un vicino, di un personaggio famoso o di un ex partner è un uso improprio, anche se non condivide nulla. Può portare a provvedimenti disciplinari e a un procedimento penale.