Pracodawca przetwarza o pracownikach wiele danych. Jednocześnie ma prawo kontrolować, jak się pracuje. Zasady prywatności w miejscu pracy należą więc do najważniejszych obszarów.
Co mówi kodeks pracy
§ 316 kodeksu pracy stanowi:
- Pracownicy nie mogą bez zgody pracodawcy używać do celów osobistych jego środków produkcji i pracy, w tym sprzętu komputerowego i urządzeń telekomunikacyjnych. Przestrzeganie tego zakazu pracodawca może kontrolować w sposób proporcjonalny (ust. 1).
- Pracodawca nie może bez poważnego powodu wynikającego ze szczególnego charakteru jego działalności naruszać prywatności pracownika w miejscach pracy i w pomieszczeniach wspólnych. Ustawa wymienia jawną lub ukrytą obserwację, podsłuch i nagrywanie rozmów telefonicznych, kontrolę poczty elektronicznej i kontrolę przesyłek pocztowych (ust. 2).
- Jeśli poważny powód istnieje, pracodawca musi bezpośrednio poinformować pracownika o zakresie kontroli i sposobach jej przeprowadzania (ust. 3).
- Pracodawca nie może żądać informacji, które bezpośrednio nie wiążą się z wykonywaniem pracy. Ustawa wymienia na przykład ciążę, stosunki rodzinne i majątkowe, orientację seksualną, pochodzenie, członkostwo w związkach zawodowych lub partiach politycznych, przynależność do kościoła i niekaralność. W przypadku ciąży, stosunków rodzinnych i majątkowych oraz niekaralności obowiązuje wyjątek: gdy istnieje rzeczowy powód w charakterze pracy, a żądanie jest proporcjonalne, albo gdy tak stanowi ustawa. Pozostałych wymienionych informacji pracodawca żądać nie może. Nie może ich też zdobywać przez osoby trzecie (ust. 4).
Co z tego wynika dla e-maila i internetu
Gdy pracodawca zakaże prywatnego używania służbowego e-maila i internetu, może proporcjonalnie kontrolować przestrzeganie zakazu. Powinien robić to możliwie oszczędnie. Na przykład najpierw obserwować wielkość i rodzaj ruchu, a nie czytać treść wiadomości. Jeśli prywatne używanie dopuści, kontrola treści jest ingerencją w prywatność i musi spełniać warunki § 316 ust. 2 i 3 oraz RODO. Zasady muszą być jasne i podane z wyprzedzeniem, najlepiej w wewnętrznej polityce.
Kamery
System kamer w miejscu pracy przetwarza dane osobowe. Pracodawca potrzebuje podstawy prawnej (zwykle prawnie uzasadnionego interesu, na przykład ochrony mienia), może obserwować tylko to, co niezbędne, musi poinformować ludzi (tabliczki, informacja dla pracowników) i ustalić krótki czas przechowywania nagrań. Kamery nie mają miejsca tam, gdzie ludzie słusznie nie spodziewają się obserwacji i gdzie się nie pracuje, na przykład w toaletach i szatniach. Wytyczne Europejskiej Rady Ochrony Danych (EROD, ang. EDPB) o systemach kamer wskazują, że w toaletach prywatność ludzi przeważa nad interesem administratora. Stała obserwacja pracowników przy pracy wymaga ponadto poważnego powodu według § 316 ust. 2.
Informowanie pracowników
Pracownicy mają prawo wiedzieć, jakie ich dane są przetwarzane, w jakim celu, jak długo i komu są przekazywane (art. 13 RODO). Pracodawca spełnia to zwykle przez informację dla pracowników, którą dostajesz przy podjęciu pracy lub znajdziesz w intranecie.
Rodné číslo
Rodné číslo (czeski osobisty numer identyfikacyjny) to szczególny identyfikator. Wolno go wykorzystywać tylko na warunkach § 13c ustawy o ewidencji ludności (ustawa nr 133/2000 Sb.), czyli tylko:
- w działalności ministerstw, innych organów administracji, organów powierzonych wykonywaniu administracji państwowej i sądów w ramach ich ustawowych kompetencji
- gdy stanowi tak odrębna ustawa
- gdy jest to niezbędne do dochodzenia roszczeń prywatnoprawnych lub zapobiegania niespłaconym należnościom, a administrator zastosował konkretne środki ochronne
- za zgodą osoby, której numer dotyczy, lub jej przedstawiciela ustawowego
Za rodné číslo uznaje się przy tym także każde połączenie daty urodzenia i końcówki, na podstawie którego można ustalić osobę. Kto bez upoważnienia postępuje z rodné číslo innej osoby, popełnia wykroczenie zagrożone grzywną do 100 000 CZK (§ 17d). Pracodawca zna rodné číslo swoich pracowników głównie dlatego, że ustawy nakładają na niego obowiązki wobec organów zabezpieczenia społecznego i zakładów ubezpieczeń zdrowotnych. Nie znaczy to, że wolno mu żądać lub wpisywać rodné číslo do wszystkiego. Na liście obecności, w wykazie uczestników szkolenia czy na wewnętrznej tablicy ogłoszeń nie ma on czego szukać.
To samo dotyczy kopii dowodów osobistych i innych dokumentów. Wolno je sporządzać tylko tam, gdzie pozwala na to ustawa, albo za zgodą, a nie „na wszelki wypadek”.
Urządzenia prywatne i media społecznościowe
Prywatnego telefonu i własnych kont w mediach społecznościowych pracodawca co do zasady kontrolować nie może. Nie może żądać od ciebie danych logowania do twoich prywatnych kont. Natomiast do kont służbowych i urządzeń służbowych ma dostęp.
Co zapamiętać
- § 316 kodeksu pracy chroni prywatność pracownika, kontrola musi być proporcjonalna i podana z wyprzedzeniem.
- Obserwowanie pracowników wymaga poważnego powodu i poinformowania ich.
- Kamery nie mają miejsca w toaletach ani szatniach.
- Rodné číslo wykorzystuje się tylko według § 13c ustawy o ewidencji ludności.