O artigo 32.º do RGPD exige «medidas técnicas e organizativas adequadas» para manter os dados seguros. Boa parte depende de si.
Palavras-passe e contas
- Use uma palavra-passe longa e única para cada conta. Uma frase com várias palavras é mais fácil de lembrar do que símbolos aleatórios.
- Use a autenticação em dois passos sempre que for oferecida.
- Nunca partilhe o seu acesso nem deixe um colega usar a sua conta. As ações ficariam registadas em seu nome.
- Não escreva palavras-passe em notas autocolantes. Use o gestor de palavras-passe que o empregador permitir.
- Bloqueie o ecrã quando se afastar (tecla Windows + L, ou Ctrl + Comando + Q num Mac).
A sua secretária e o seu ecrã
- Aplique a política de secretária limpa: arquive o papel com dados pessoais e feche-o à chave no fim do dia.
- Posicione o ecrã de modo que visitantes e quem passa não o consigam ler.
- Recolha as impressões logo. Os documentos esquecidos na impressora são uma causa frequente de violações.
- Não fale de dados pessoais em elevadores, cafés ou transportes públicos.
- Aborde com educação qualquer pessoa desconhecida numa zona onde se guardam registos, e avise.
Email e partilha
- Verifique o destinatário antes de carregar em enviar. A divulgação não autorizada, muitas vezes um email enviado à pessoa errada, está entre as violações mais comunicadas nos relatórios anuais da DPC.
- Confirme bem o preenchimento automático: é fácil confundir duas pessoas com o mesmo nome próprio.
- Use Bcc (cópia oculta) num email para um grupo de pessoas que não devem ver os endereços umas das outras.
- Envie os anexos com dados sensíveis cifrados ou protegidos por palavra-passe, e dê a palavra-passe por outra via.
- Não use o email pessoal, o armazenamento pessoal na nuvem nem aplicações de mensagens para dados de trabalho, salvo se a política do empregador o permitir.
- Tenha cuidado com «responder a todos».
Phishing e burlas
Os criminosos enganam o pessoal para obter acesso ou dinheiro. Sinais de alerta:
- uma mensagem urgente ou ameaçadora;
- um endereço de remetente ligeiramente diferente do verdadeiro;
- anexos ou ligações inesperados;
- um pedido para alterar dados bancários ou comprar cartões-presente.
Se tiver dúvidas: não clique, não abra e comunique pelo canal do empregador. Comunicar depressa uma mensagem suspeita é sempre melhor do que calar um erro.
Dispositivos e trabalho fora do escritório
- Use os dispositivos fornecidos pelo empregador e mantenha-os atualizados.
- Cifre os portáteis e as pens USB. Melhor ainda, evite as pens USB.
- Nunca deixe um portátil, um telemóvel ou papéis num carro nem num banco do comboio.
- Leve papel para fora do escritório apenas se o seu trabalho o exigir e a política o permitir.
- Em casa, use uma rede wi-fi segura, não uma wi-fi pública sem VPN. Mantenha os familiares longe dos ecrãs do trabalho.
- Comunique de imediato um dispositivo perdido ou roubado, mesmo de noite ou ao fim de semana.
Eliminar dados
- Use os contentores de resíduos confidenciais ou uma trituradora de corte cruzado para o papel. Os caixotes normais e o ecoponto não são seguros.
- Devolva o equipamento antigo à informática para ser apagado em segurança. Apagar um ficheiro não o elimina.
Aceder apenas ao necessário
Consulte apenas os registos de que precisa para o seu trabalho. Não bisbilhote registos de colegas, amigos, familiares ou celebridades. Os sistemas costumam registar o que abre, e «só para ver» é uma violação da confidencialidade. A secção 145 da Data Protection Act 2018 também torna crime divulgar dados obtidos sem autorização do responsável.
O que deve recordar
- Palavras-passe fortes e únicas, autenticação em dois passos, nada de partilhar acessos.
- Verifique os destinatários e use Bcc e cifragem quando for preciso.
- Comunique de imediato phishing, dispositivos perdidos e erros.
- Consulte dados pessoais apenas quando o seu trabalho o exigir.