Cele mai multe încălcări ale securității datelor încep cu un gest obișnuit: un clic pe un link fals, o parolă slabă, un e-mail trimis persoanei greșite, un laptop uitat în mașină. Securitatea depinde de măsuri tehnice și de obiceiurile celor care lucrează.
Ce spune legea
Articolul 32 din GDPR cere operatorului și persoanei împuternicite să aplice măsuri tehnice și organizatorice adecvate riscului, precum criptarea, controlul accesului și copiile de siguranță. Articolul 29 spune că cine lucrează sub autoritatea operatorului prelucrează datele numai pe baza instrucțiunilor. Lipsa securității poate fi o contravenție gravă (art. 38 din Lei n.º 58/2019).
Parole și conturi
- Folosiți parole lungi și unice pentru fiecare serviciu. O frază din mai multe cuvinte valorează mai mult decât o abreviere cu simboluri.
- Nu dați niciodată datele de acces, nici colegilor, nici șefilor. Când se folosește un cont comun, nu se mai știe cine a făcut ce.
- Activați autentificarea multifactor ori de câte ori sistemul o oferă.
- Nu scrieți parole pe hârtii lipite de monitor.
Phishing și inginerie socială
Phishingul este un mesaj fals care încearcă să determine persoana să dea clic, să deschidă un atașament sau să dea date. Semne de alarmă:
- urgența sau amenințarea („contul va fi blocat astăzi”);
- un expeditor ciudat sau o adresă asemănătoare cu cea reală, dar cu o literă diferită;
- cererea de parole, coduri sau date bancare;
- linkuri care duc la o adresă diferită de cea afișată;
- atașamente neașteptate.
Dacă bănuiți: nu dați clic, nu deschideți și nu răspundeți. Anunțați departamentul informatic sau persoana indicată în instrucțiuni. Dacă ați dat deja clic, anunțați imediat, chiar dacă vă este rușine. Fiecare oră contează.
Același lucru este valabil la telefon sau față în față: cine cere date sau acces cu o scuză plauzibilă (un fals tehnician, un fals furnizor) poate să vă înșele. Confirmați identitatea pe un canal pe care îl cunoașteți.
Obiceiuri la locul de muncă
- Blocați ecranul de fiecare dată când părăsiți postul. În multe sisteme este suficientă o combinație de taste.
- Păstrați biroul curat: nu lăsați la vedere fișe ale clienților sau ale colegilor.
- Distrugeți documentele pe hârtie care nu mai sunt necesare cu o tocătoare de hârtie și nu le aruncați la gunoiul obișnuit.
- Fiți atenți la ecran în locuri publice, precum trenurile și cafenelele, și evitați rețelele Wi-Fi deschise pentru muncă.
- Nu conectați la calculator stickuri USB necunoscute. Nu instalați programe fără autorizare.
Trimiterea și partajarea informațiilor
- Confirmați destinatarul înainte de a apăsa „trimite”. Trimiterea datelor persoanei greșite este o încălcare a confidențialității și trebuie raportată.
- Când scrieți multor persoane din afara firmei, folosiți copia ascunsă (Bcc), ca să nu expuneți adresele tuturor.
- Folosiți numai instrumentele aprobate de firmă. Trimiterea datelor de lucru printr-un cont personal, printr-o aplicație privată de mesagerie sau către un instrument de inteligență artificială neautorizat poate scoate datele de sub controlul angajatorului.
- Furnizorii care prelucrează date pentru firmă sunt persoane împuternicite, iar relația trebuie să fie într-un contract (art. 28 din GDPR). Înainte de a introduce date într-un serviciu nou, întrebați.
Echipamente
Laptopurile și telefoanele cu date de lucru trebuie să aibă cod sau biometrie, criptare și protecție împotriva pierderii. În caz de pierdere sau furt, anunțați imediat angajatorul, pentru că poate fi vorba de o încălcare a securității datelor (lecția 7).
Rezumat: parole puternice și private, atenție la ce deschideți și la destinatar, echipamente protejate și anunț rapid când ceva merge prost.