Роботодавець обробляє про працівників багато даних. Водночас він має право контролювати, як працюють. Тому правила приватності на робочому місці — одна з найважливіших сфер.
Що каже Трудовий кодекс
§ 316 Трудового кодексу встановлює:
- Працівники не можуть без згоди роботодавця використовувати для особистих потреб його виробничі й робочі засоби, зокрема обчислювальну техніку та телекомунікаційні пристрої. Дотримання цієї заборони роботодавець може пропорційно перевіряти (абз. 1).
- Роботодавець не може без серйозної причини, зумовленої особливим характером його діяльності, порушувати приватність працівника на робочих місцях і в спільних приміщеннях. Закон називає відкрите чи приховане стеження, прослуховування й запис телефонних розмов, перевірку електронної пошти та перевірку поштових відправлень (абз. 2).
- Якщо серйозна причина є, роботодавець мусить безпосередньо повідомити працівника про обсяг контролю та способи його проведення (абз. 3).
- Роботодавець не може вимагати відомостей, безпосередньо не пов’язаних із виконанням роботи. Закон називає, наприклад, вагітність, сімейні й майнові обставини, сексуальну орієнтацію, походження, членство в профспілках чи політичних партіях, належність до церкви та відсутність судимості. Щодо вагітності, сімейних і майнових обставин та відсутності судимості діє виняток: коли є об’єктивна причина в характері роботи, а вимога пропорційна, або коли так встановлює закон. Інші названі відомості роботодавець вимагати не може. Він не може отримувати їх і через третіх осіб (абз. 4).
Що з цього випливає для електронної пошти й інтернету
Якщо роботодавець забороняє приватне користування робочою поштою та інтернетом, він може пропорційно перевіряти дотримання заборони. Робити це слід якомога делікатніше. Наприклад, спершу дивитися на обсяги й типи трафіку, а не читати зміст листів. Якщо ж приватне користування дозволено, перевірка змісту є втручанням у приватність і має відповідати умовам § 316 абз. 2 і 3 та GDPR. Правила мусять бути чіткими й повідомленими заздалегідь, найкраще у внутрішній політиці.
Камери
Система камер на робочому місці обробляє персональні дані. Роботодавцю потрібна правова підстава (зазвичай законний інтерес, наприклад захист майна), він може стежити лише за необхідним, має інформувати людей (таблички, інформація для працівників) і встановити короткий строк зберігання записів. Камерам не місце там, де люди слушно не очікують стеження і де не працюють, наприклад у туалетах чи роздягальнях. Настанови Європейської ради із захисту даних (EDPB) щодо відеоспостереження зазначають, що в туалетах приватність людей переважає інтерес контролера. Постійне стеження за працівниками під час роботи, крім того, потребує серйозної причини згідно з § 316 абз. 2.
Інформування працівників
Працівники мають право знати, які їхні дані обробляють, навіщо, як довго і кому їх передають (стаття 13 GDPR). Роботодавець виконує це зазвичай інформацією для працівників, яку ви отримуєте під час прийняття на роботу або знаходите в інтранеті.
Rodné číslo
Rodné číslo (чеський персональний ідентифікаційний номер) — особливий ідентифікатор. Його можна використовувати лише за умов § 13c закону про облік населення (закон № 133/2000 Sb.), тобто лише:
- у діяльності міністерств, інших адміністративних органів, органів, яким доручено здійснення державного управління, та судів у межах їхньої законної компетенції
- коли це встановлює окремий закон
- коли це необхідно для стягнення приватноправових вимог або запобігання несплаченим боргам, а контролер вжив конкретних заходів захисту
- за згодою власника цього номера або його законного представника
За rodné číslo при цьому вважають і будь-яку комбінацію дати народження та закінчення, за якою можна визначити людину. Хто без права поводиться з rodné číslo іншої людини, скоює правопорушення зі штрафом до 100 000 CZK (§ 17d). Роботодавець знає rodné číslo працівників насамперед тому, що закони покладають на нього обов’язки перед органами соціального забезпечення та медичними страховими компаніями. Це не означає, що він може вимагати чи вписувати rodné číslo скрізь. На аркуші присутності, у списку учасників навчання чи на внутрішній дошці оголошень йому не місце.
Те саме стосується копій посвідчень особи й інших документів. Робити їх можна лише там, де це дозволяє закон, або за згодою, а не «про всяк випадок».
Приватні пристрої та соціальні мережі
Приватний телефон і власні облікові записи в соціальних мережах роботодавець загалом перевіряти не може. Він не може вимагати від вас даних для входу до ваших приватних облікових записів. Натомість до робочих облікових записів і службових пристроїв він має доступ.
Що запам’ятати
- § 316 Трудового кодексу захищає приватність працівника, контроль має бути пропорційним і повідомленим заздалегідь.
- Стеження за працівниками потребує серйозної причини та їх інформування.
- Камерам не місце в туалетах чи роздягальнях.
- Rodné číslo використовують лише за § 13c закону про облік населення.