Стаття 5 GDPR визначає основні принципи. Кожна обробка персональних даних мусить їх дотримуватися. У щоденній роботі найважливіші такі.
Сім принципів
- Законність, справедливість і прозорість. Дані обробляють згідно із законом, чесно й так, щоб люди знали, що з ними відбувається.
- Обмеження мети. Дані збирають для визначеної, чітко окресленої та законної мети. Потім їх не можна використовувати для чогось непов’язаного. Адреса із замовлення потрібна для доставки, а не для реклами, якої клієнт не просив.
- Мінімізація даних. Збирайте лише те, що необхідне для мети. Для реєстрації в бібліотеці не потрібен сімейний стан.
- Точність. Дані мають бути правильними й актуальними. Неточні виправляють або видаляють.
- Обмеження зберігання. Дані зберігають лише стільки, скільки потрібно для мети. Потім їх видаляють або знеособлюють. Деякі строки встановлює закон, наприклад архівування розрахункових відомостей.
- Цілісність і конфіденційність. Дані захищають від несанкціонованого доступу, втрати й пошкодження.
- Підзвітність. Контролер мусить уміти довести, що дотримується принципів. Тому ведуть реєстри, політики й письмові вказівки.
Як це виглядає на практиці
Приклад 1 — мета. Компанія зібрала телефонні номери працівників на випадок аварії. Вона не може використати їх для запрошень на приватний захід ділового партнера.
Приклад 2 — мінімізація. Для форми підписки на новини потрібна електронна пошта. Дата народження й адреса не потрібні, тож їх не вимагайте.
Приклад 3 — обмеження зберігання. Резюме відхилених кандидатів не можна тримати безстроково. Роботодавець має встановити строк і після нього видаляти їх, або ж отримати згоду на довше зберігання.
Приклад 4 — конфіденційність. Таблицю із зарплатами не розсилають електронною поштою всьому відділу. Її надсилають лише тим, кому вона потрібна.
Захист даних за задумом і за замовчуванням
Стаття 25 GDPR вимагає, щоб системи були налаштовані так, що за замовчуванням обробляють лише необхідні дані, а доступ мають лише уповноважені люди. Коли ви самі створюєте форму, таблицю чи список, дотримуйтеся того самого: нічого зайвого, доступ лише для тих, кому він потрібен.
Знеособлення та псевдонімізація
Знеособлені дані вже не можна віднести до жодної людини, навіть з допомогою іншої інформації. GDPR на такі дані не поширюється (пункт 26 преамбули). Псевдонімізація лише замінює ім’я кодом чи номером (стаття 4 пункт 5). Хто має ключ, може знову визначити людину, тому це й далі персональні дані. Таблиця, де замість імен стоять номери працівників, отже, не анонімна.
Принцип «need to know»
І всередині компанії дані бачить лише той, кому вони потрібні для роботи. Те, що ви маєте в системі технічний доступ, не означає, що можете відкривати дані. Зазирати до запису колеги, сусіда чи знайомого з цікавості — це неправомірна обробка.
Що робити, коли ви не певні
- Запитайте керівника або відповідальну особу із захисту даних, якщо в компанії її призначено.
- Не збирайте й не розповсюджуйте дані «про всяк випадок».
- У разі сумнівів не надсилайте дані й дочекайтеся відповіді.
Що запам’ятати
- Дані лише для визначеної мети, лише в необхідному обсязі й лише на необхідний час.
- Контролер мусить уміти довести дотримання принципів.
- Доступ до системи — це не дозвіл переглядати без робочої причини.
Приклад з офісу
Колега з відділу кадрів хоче знати, хто з команди хворіє, щоб організувати заміну. Їй потрібна лише інформація, що колега не буде на роботі, а не діагноз. Так само керівникові потрібно знати, хто сьогодні присутній, але не чому хтось відсутній. Завжди питайте себе: Чи справді ці дані потрібні мені для мети? Якщо ні, не вимагайте їх і не поширюйте.