Стаття 32 GDPR вимагає «належних технічних та організаційних заходів» для безпеки даних. Багато що тут залежить від вас.
Паролі та облікові записи
- Використовуйте довгий унікальний пароль для кожного облікового запису. Парольну фразу з кількох слів запам’ятати легше, ніж випадкові символи.
- Використовуйте багатофакторну автентифікацію скрізь, де вона є.
- Ніколи не передавайте свій логін і не дозволяйте колезі користуватися вашим обліковим записом. Дії фіксуватимуться на ваше ім’я.
- Не записуйте паролі на папірцях. Користуйтеся менеджером паролів, дозволеним роботодавцем.
- Блокуйте екран, коли відходите (клавіша Windows + L або Ctrl + Command + Q на Mac).
Ваш стіл та екран
- Дотримуйтеся підходу чистого столу: прибирайте папір із персональними даними й замикайте його наприкінці дня.
- Розвертайте екран так, щоб відвідувачі й перехожі не могли його прочитати.
- Забирайте роздруківки одразу. Документи, залишені в принтері, — поширене порушення.
- Не обговорюйте персональні відомості в ліфтах, кафе чи громадському транспорті.
- Ввічливо звертайтеся до незнайомих людей у зоні, де зберігаються записи, і повідомляйте про це.
Електронна пошта та передавання
- Перевіряйте отримувача, перш ніж натиснути «надіслати». Несанкціоноване розкриття, часто лист не тій людині, належить до найчастіше зареєстрованих порушень у щорічних звітах DPC.
- Перевіряйте автозаповнення: двох людей з однаковим ім’ям легко сплутати.
- Використовуйте BCC для листа групі людей, які не повинні бачити адреси одне одного.
- Вкладення з чутливими даними надсилайте зашифрованими або захищеними паролем, а пароль передавайте іншим шляхом.
- Не використовуйте особисту пошту, особисте хмарне сховище чи месенджери для робочих даних, якщо політика роботодавця цього не дозволяє.
- Обережно з «відповісти всім».
Фішинг і шахрайство
Зловмисники обманом отримують доступ або гроші. Ознаки:
- терміновий або загрозливий лист;
- адреса відправника, що трохи відрізняється;
- несподівані вкладення чи посилання;
- прохання змінити банківські реквізити або купити подарункові картки.
Якщо сумніваєтеся: не клікайте, не відкривайте й повідомте за каналом роботодавця. Швидко повідомити про підозрілий лист завжди краще, ніж мовчати про помилку.
Пристрої та робота поза офісом
- Користуйтеся пристроями, виданими роботодавцем, і оновлюйте їх.
- Шифруйте ноутбуки й USB-накопичувачі. Ще краще — уникати USB-накопичувачів.
- Ніколи не залишайте ноутбук, телефон чи папери в автомобілі або на сидінні в потязі.
- Виносьте папір з офісу, лише якщо цього вимагає робота й дозволяє політика.
- Вдома користуйтеся захищеною мережею Wi-Fi, а не публічною без VPN. Не підпускайте членів родини до робочих екранів.
- Повідомляйте про втрачений або викрадений пристрій негайно, навіть уночі чи на вихідних.
Як позбуватися даних
- Використовуйте контейнери для конфіденційних відходів або шредер з поперечним різанням для паперу. Звичайні смітники й контейнери для вторсировини не є безпечними.
- Старе обладнання повертайте в ІТ для безпечного стирання. Видалення файлу не стирає його.
Доступ лише за потреби
Переглядайте лише ті записи, які потрібні для роботи. Не переглядайте записи колег, друзів, родичів чи знаменитостей. Системи зазвичай фіксують, що ви відкриваєте, а «просто глянув» — це порушення конфіденційності. Розділ 145 Data Protection Act 2018 також робить правопорушенням розкриття даних, отриманих без дозволу контролера.
Що запам’ятати
- Надійні унікальні паролі, багатофакторна автентифікація, жодного передавання логінів.
- Перевіряйте отримувачів, а за потреби використовуйте BCC і шифрування.
- Негайно повідомляйте про фішинг, втрачені пристрої та помилки.
- Дивіться на персональні дані, лише коли цього потребує ваша робота.