Стаття 5 GDPR викладає принципи, на яких тримається кожне правило цього курсу. Якщо ви їх пам’ятаєте, то в більшості ситуацій самі зрозумієте, як учинити правильно.
1. Законність, справедливість і прозорість
Використовуйте персональні дані, лише якщо маєте правову підставу (урок 3), так, як люди можуть обґрунтовано очікувати, і повідомляйте їм, що з ними робите. Не вводьте людей в оману щодо того, навіщо збираєте їхні дані.
2. Обмеження мети
Збирайте дані для конкретної, заявленої мети й не використовуйте їх потім для несумісної. Номер телефону, зібраний для узгодження доставки, не призначений для маркетингу, а список днів народження працівників не призначений для передавання магазину подарунків.
3. Мінімізація даних
Збирайте лише те, що достатнє, доречне й обмежене потрібним. Якщо у формі питають дату народження, запитайте, навіщо вона. Якщо відповідь «про всяк випадок», це питання слід прибрати.
4. Точність
Підтримуйте дані точними й актуальними. Швидко виправляйте помилки й повідомляйте відповідних людей. Хибні дані можуть означати неправильний рахунок, неправильне рішення або лист не тій людині.
5. Обмеження зберігання
Не зберігайте персональні дані довше, ніж потрібно для їхньої мети. Роботодавці мають вести графік зберігання, що визначає, як довго зберігають кожен вид документів. Деякі документи закон вимагає зберігати певний час, наприклад податкові та зарплатні. Коли строк минув, безпечно видаліть або знищте дані. Анонімізовані дані більше не є персональними, і їх можна залишити.
6. Цілісність і конфіденційність (безпека)
Захищайте дані від втрати, пошкодження й несанкціонованого доступу за допомогою належних технічних та організаційних заходів. Цей принцип ви застосовуєте щодня: блокуєте екран, вибираєте правильного отримувача, подрібнюєте папір. Див. урок 5.
7. Підзвітність
Контролер мусить дотримуватися закону й бути здатним це довести. Це означає письмові політики, навчання, реєстр операцій обробки, реєстр порушень та письмово зафіксовані рішення. Працівники допомагають, виконуючи процедури й записуючи, що вони роблять.
Принципи на практиці
Уявіть працівницю реєстратури лікарні, яка бачить ім’я сусіда у сьогоднішньому списку.
- Перегляд лише тих записів, що потрібні для роботи, відповідає мінімізації та обмеженню мети.
- Мовчання про це поза роботою відповідає конфіденційності.
- Пошук сусіда «з цікавості» порушує принципи. У державній установі це часто називають підглядом (snooping). Це може обернутися дисциплінарним стягненням, а в серйозних випадках — злочином.
Інший приклад. Відділ продажів десять років зберігає таблицю з контактами клієнтів «про всяк випадок». Ніхто не знає, хто в ній є. Це порушує обмеження зберігання й точність, а відділ не може довести підзвітність.
Реєстр операцій обробки
Стаття 30 вимагає від багатьох контролерів та обробників вести письмовий реєстр операцій обробки: які дані, чиї, навіщо, хто їх отримує, як довго зберігаються й як захищені. Організації з менш ніж 250 працівників мають обмежене виключення, але воно не діє, якщо обробка може створювати ризик для людей, не є епізодичною або стосується спеціальних категорій даних чи даних про правопорушення. На практиці майже кожен роботодавець веде такий реєстр, бо регулярно обробляє дані про здоров’я чи зарплату працівників. Вас можуть попросити допомогти його оновлювати.
Захист даних за задумом і за замовчуванням
Стаття 25 вимагає від організацій закладати захист даних у системи й процеси з самого початку та налаштовувати системи так, щоб за замовчуванням збиралися лише потрібні дані й бачили їх лише потрібні люди. Якщо ви берете участь у виборі чи зміні системи, запитайте: які дані вона зберігає, хто може їх бачити й коли їх буде видалено?
Що запам’ятати
- Сім принципів: законність, справедливість і прозорість; обмеження мети; мінімізація; точність; обмеження зберігання; безпека; підзвітність.
- Використовуйте дані лише для заявленої мети й лише в потрібному обсязі.
- Не зберігайте дані довше, ніж потрібно.
- Підзвітність означає вміти показати, що ви зробили й чому.