Роботодавці обробляють багато даних про своїх працівників. І правила захисту даних, і розділ 9 закону про робоче середовище (arbeidsmiljøloven) встановлюють межі того, що вони можуть робити.
Заходи контролю (закон про робоче середовище, §§ 9-1 і 9-2)
Захід контролю — це дія для нагляду за працівниками чи їх перевірки, наприклад відеоспостереження, журналювання використання інтернету, відстеження автомобілів, контроль доступу або перевірка електронної пошти.
- Захід можна запровадити лише тоді, коли він об’єктивно обґрунтований обставинами організації і не створює непропорційного навантаження на працівника (§ 9-1).
- Роботодавець має обговорити захід із представниками працівників якомога раніше, поінформувати працівників до його запровадження та регулярно його оцінювати (§ 9-2).
- За правилами захисту даних роботодавець повинен мати правову підставу, оцінити, чи потрібен захід, і надати інформацію. Для масштабного спостереження може знадобитися оцінка впливу на захист даних (стаття 35).
Приховане спостереження, як правило, заборонене. Камери на робочому місці мають бути помітно позначені, щоб люди знали про спостереження.
Доступ до поштової скриньки
§ 9-5 закону про робоче середовище дає підставу для правил про доступ роботодавця до поштової скриньки працівника та інших електронно збережених матеріалів. Правила містяться в положенні про доступ роботодавця до поштової скриньки та інших електронно збережених матеріалів (FOR-2018-07-02-1108).
Доступ дозволено лише тоді, коли він:
- необхідний для забезпечення щоденної роботи або інших законних інтересів, наприклад коли працівник хворіє й треба прочитати важливі повідомлення, або
- є обґрунтована підозра, що використання працівником поштової скриньки чи іншого електронного обладнання становить грубе порушення обов’язків за трудовими відносинами або може бути підставою для звільнення.
Процедура за положенням:
- Працівника слід попередити заздалегідь, якщо можливо, пояснити причини й дати змогу висловитися.
- Працівник може бути присутнім і взяти із собою представника профспілки чи іншого представника.
- Якщо доступ відбувається без попередження, працівник має згодом отримати письмове повідомлення про нього, із зазначенням методу й результату.
- Нерелевантні повідомлення не можна читати, а копії треба видалити.
- Коли трудові відносини закінчуються, поштову скриньку треба закрити, якщо немає особливої потреби залишити її відкритою на короткий час. Листи, не потрібні для щоденної роботи, слід видалити в розумний строк.
Не можна домовитися чи наказати про гірші умови для працівника, ніж дає положення. Нагляд за положенням здійснює Datatilsynet.
Практична порада: тримайте приватні повідомлення поза робочим акаунтом, а якщо все ж користуєтеся ним, позначайте їх «приватне». Підготуйте поштову скриньку на випадок заміни чи вашої відсутності так, як визначив роботодавець.
Ідентифікаційний номер (fødselsnummer)
Норвезький ідентифікаційний номер має одинадцять цифр, а перші шість показують дату народження. Це сильний засіб ідентифікації, і зловживання ним може призвести до крадіжки особистих даних.
§ 12 закону про персональні дані каже, що ідентифікаційний номер та інші однозначні засоби ідентифікації можна використовувати лише тоді, коли є об’єктивна потреба в надійній ідентифікації, а метод необхідний для її досягнення.
На практиці:
- Не питайте ідентифікаційний номер, коли достатньо імені та дати народження.
- Не використовуйте його як номер клієнта, ім’я користувача чи пароль.
- Не надсилайте його звичайною електронною поштою й не пишіть у відкритих списках, на стікерах чи в темі листа.
- Показуйте або друкуйте якомога менше цифр.
- Не розкривайте чужого номера тим, кому він не потрібен.
Обов’язок зберігати таємницю діє додатково
Багато професій мають обов’язок зберігати професійну таємницю за окремими законами, наприклад у медичних послугах і догляді чи в публічному управлінні. Він діє і після завершення трудових відносин та додатково до правил захисту даних.