Більшість порушень безпеки персональних даних спричиняють звичайні людські помилки, а не просунуті хакери. Тому найважливіша ваша поведінка. Вимога безпеки міститься в статті 32 регламенту: організація має застосовувати відповідні технічні й організаційні заходи. Ви є частиною організаційних заходів.
Паролі та вхід
- Використовуйте довгі паролі або парольні фрази. Довжина важить більше, ніж дивні символи.
- Використовуйте різні паролі для кожного сервісу. Повторне використання означає, що один витік відкриває все.
- Користуйтеся менеджером паролів, який дозволяє організація, замість папірців і таблиць.
- Вмикайте багатофакторну автентифікацію там, де вона є.
- Ніколи не передавайте паролі, навіть колегам чи ІТ-підтримці. Справжня підтримка не просить ваш пароль.
- Ніколи не позичайте BankID чи інші електронні ідентифікатори.
Екран, стіл і роздруківки
- Блокуйте екран щоразу, коли залишаєте комп’ютер, навіть на кілька хвилин.
- Тримайте «чистий стіл»: не залишайте відкрито папери з персональними даними.
- Стежте, щоб відвідувачі, клієнти й колеги без доступу не бачили вашого екрана, наприклад на рецепції чи в поїзді.
- Забирайте роздруківки одразу й користуйтеся захищеним друком, якщо він є. Знищуйте в шредері папір із персональними даними. Звичайне сміття не безпечне.
Обладнання та зберігання
- Використовуйте затверджені системи організації для персональних даних. Не надсилайте робочі файли на приватну пошту й не зберігайте їх на приватних телефонах, флешках чи в приватних хмарних сервісах, якщо правила цього не дозволяють.
- Шифруйте портативні пристрої та носії й негайно повідомляйте, якщо загубили обладнання.
- Не підключайте невідомі флешки до робочого комп’ютера.
- Тримайте програми й операційну систему оновленими. Відкладені оновлення залишають відкритими відомі вразливості.
- Не користуйтеся онлайн-сервісами штучного інтелекту для обробки персональних даних, якщо роботодавець цього не затвердив. Те, що ви вставляєте, можуть зберігати й використовувати треті особи.
Електронна пошта
- Перевіряйте отримувача, перш ніж натиснути «надіслати». Хибний отримувач — одна з найчастіших причин порушень.
- Під час масових розсилок використовуйте приховану копію (Bcc) або інструмент розсилки, щоб не всі бачили адреси одне одного.
- Не надсилайте чутливі дані чи ідентифікаційні номери звичайною електронною поштою. Користуйтеся зашифрованою поштою або захищеним сервісом повідомлень, який має організація.
- Будьте уважні до вкладень: чи немає у файлі прихованих аркушів, рядків або коментарів, яких отримувач не повинен бачити?
Віддалена робота та подорожі
- Користуйтеся VPN організації та затвердженим обладнанням.
- Не дозволяйте родині чи гостям користуватися робочим комп’ютером.
- Не ведіть робочих розмов про клієнтів і пацієнтів у громадських місцях, де їх можуть почути інші.
- У відкритих бездротових мережах не відкривайте робочі системи без захищеного з’єднання.
Видалення та утилізація
Коли ви списуєте старий комп’ютер, телефон чи диск, дані треба видалити належним чином. Це завдання ІТ-відділу, тож передайте обладнання туди, а не в смітник.
Не бійтеся питати
Якщо не впевнені, чи можна щось робити, завжди краще спитати заздалегідь, ніж потім розгрібати наслідки.