Шостий принцип каже, що персональні дані мають бути безпечними. Стаття 32 вимагає належних технічних і організаційних заходів. Більшість порушень походять не від хитромудрих хакерів. Вони походять зі звичайних помилок і хитрощів, до яких вдаються щодо зайнятих людей. Ваші звички — один із головних засобів контролю.
Паролі й облікові записи
- Використовуйте довгий унікальний пароль для кожного робочого облікового запису. Три випадкові слова — гарний початок.
- Ніколи не передавайте свій логін. Якщо щось зроблено від вашого імені, запитають саме вас.
- Вмикайте багатофакторну автентифікацію, де вона є.
- Не записуйте паролі на папірцях біля екрана.
- Блокуйте екран, коли відходите від столу (у Windows — клавіша Windows і L).
Фішинг і шахрайство
Фішинг — це підроблене повідомлення, яке має змусити вас клікнути, відкрити файл або видати дані. Ознаки:
- терміновість або погрози («дійте негайно, інакше ваш акаунт закриють»);
- адреса, що виглядає майже правильною, але не є такою;
- несподіваний вкладений файл чи посилання;
- прохання змінити банківські реквізити або надіслати списки працівників чи клієнтів.
Не клікайте. Перевірте за номером телефону чи сайтом, які ви вже знаєте. Повідомте контакт з ІТ або керівника. Негайне повідомлення про лист, на який ви клікнули, обмежує шкоду.
Дзвінки з проханням про інформацію
«Блеггінг» (blagging) — це коли людина видає себе за когось іншого, щоб отримати дані. Той, хто телефонує, може назватися поліцією, клієнтом, банком чи керівником. Завжди перевіряйте, хто це, і чи має він право на ці дані. Дотримуйтеся процедури роботодавця. Запропонуйте передзвонити на номер, який ви можете перевірити.
Електронна пошта й месенджери
- Перевіряйте отримувача, перш ніж натиснути «надіслати». Автозаповнення дуже легко обирає не того «Сема».
- Для групових листів використовуйте BCC (прихована копія), щоб адреси не бачили всі.
- Перевіряйте, чи вкладення правильні. Електронні таблиці можуть приховувати зайві аркуші, стовпці й коментарі.
- Чутливі дані надсилайте лише схваленими роботодавцем способами, як-от зашифрованою поштою чи захищеним порталом.
- Не використовуйте особисту пошту, SMS чи WhatsApp для робочих даних, якщо роботодавець не дозволяє.
Папір, столи й екрани
- Тримайте чистий стіл: наприкінці дня замикайте документи.
- Користуйтеся шредерами або контейнерами для конфіденційних відходів. Не викидайте персональні дані у звичайні смітники чи сміття для переробки.
- Забирайте роздруківки одразу.
- Розташовуйте екрани так, щоб відвідувачі й перехожі не могли їх прочитати.
- Не обговорюйте дані людей там, де інші можуть почути, наприклад у ліфті, кав’ярні чи в поїзді.
Пристрої та сховища
- Використовуйте лише дозволені пристрої й носії. Не копіюйте робочі дані на особисту флешку чи домашню хмару.
- Тримайте пристрої заблокованими й оновленими. Установлюйте оновлення, коли просять.
- Негайно повідомляйте про загублений або вкрадений телефон, ноутбук чи сумку, навіть якщо сподіваєтеся їх знайти.
- Не залишайте пристрої чи документи в автомобілі або без нагляду в громадських місцях.
- Старе обладнання здавайте через роботодавця, щоб дані було належно стерто.
Робота вдома чи в дорозі
Користуйтеся VPN і дозволеними засобами. Уникайте публічного Wi-Fi для роботи, якщо не маєте захищеного доступу. Тримайте документи подалі від очей родини й гостей.
Доступ лише за потреби
Вам можна відкривати лише записи, потрібні для вашої роботи. Перегляд записів сусіда, знаменитості чи колишнього партнера — це зловживання, навіть якщо ви нікому нічого не передаєте. Це може призвести до дисциплінарних заходів і кримінального переслідування.