Чл. 32 от GDPR задължава администратора да приеме технически и организационни мерки, съответстващи на риска. Най-добрите са безполезни, ако служителят ги заобиколи. Повечето изтичания на данни не възникват от атака срещу съвършена система, а от човешка грешка.
Пароли и вход
- Използвайте дълги и уникални пароли. Изречението е по-добро от кратка дума със специални знаци. Не използвайте една и съща парола за няколко услуги.
- Включете двуфакторното удостоверяване навсякъде, където е налично.
- Не споделяйте паролата си, дори с колега или началник. Не я пишете на листче под клавиатурата.
- Когато се отдалечите от компютъра, го заключвайте (на Windows с клавишите Win + L).
- Пазете паролите във фирмения мениджър на пароли, ако фирмата ползва такъв.
Фишинг и измамни съобщения
Фишингът (phishing) е измамно съобщение, което трябва да ви накара да разкриете данни, да щракнете върху зловредна връзка или да отворите прикачен файл. Има и вариант по телефон и SMS. Познавате го по следното:
- настоява („веднага“, „акаунтът ви ще бъде блокиран“)
- адресът на подателя само прилича на истинския
- съдържа неочакван прикачен файл или връзка
- иска парола, код или плащане към нова сметка
- обръща се общо „Уважаеми клиент“
Какво да правите: не щраквайте, не влизайте през връзката, проверете съобщението по друг канал (по телефон на известен номер) и го съобщете според правилата на фирмата, най-добре на ИТ отдела или на отдела по сигурност.
Работа от разстояние и извън офиса
- Не работете с данни в публичен незащитен Wi-Fi без защитената връзка (VPN), определена от фирмата.
- Заключвайте устройството, когато се отдалечите от него. На обществено място внимавайте никой да не вижда екрана ви.
- Не запазвайте служебни данни в личен облак и не ги изпращайте на личен имейл.
- Не давайте служебни устройства на семейството си.
Хартия и пространство
- Не оставяйте документи с лични данни на бюрото, в принтера или на копирната машина. В края на работния ден ги заключвайте.
- Ненужните документи унищожавайте с шредер, не ги хвърляйте в обикновения кош.
- Когато говорите за лични неща, помислете кой може да ви чуе.
Имейл, споделяне и прикачени файлове
- Преди изпращане проверете получателя. Погрешно изпратеният имейл е най-честото нарушение на сигурността на данните.
- При масово съобщение извън колегите използвайте скрито копие (Bcc), за да не виждат получателите адресите на другите.
- Защитавайте чувствителните прикачени файлове с парола и я изпращайте по друг канал.
- Споделяйте чрез връзка с ограничен достъп, а не с публичен.
Устройства и носители на данни
Не включвайте непознати USB устройства в компютъра. За загуба на телефон, лаптоп или диск със служебни данни съобщавайте веднага. Бързото съобщаване позволява устройството да бъде заключено или изтрито от разстояние.
Псевдонимизиране и криптиране
Криптирането означава, че без ключ никой не може да прочете данните. Чл. 32 от GDPR изрично посочва псевдонимизирането и криптирането като възможна мярка. Ако устройството е криптирано и се изгуби, рискът за хората обикновено е много по-нисък.
Какво да запомните
- Паролата е лична. Не я споделяйте и използвайте двуфакторно удостоверяване.
- Фишингът се познава по настойчивостта, странния подател и подканата за действие.
- Заключвайте документите, унищожавайте ги с шредер и преди изпращане проверявайте получателя.
- За загуба на устройство или съмнение за изтичане съобщавайте веднага.
Когато нещо не се получи
Грешка може да се случи на всекиго. Изпращате имейл на грешен получател, щраквате върху връзка в измамно съобщение или отваряте прикачен файл, за който не сте били сигурни. Никога не го прикривайте. Кажете го веднага на началника си или на ИТ. Навременното съобщаване позволява да се спре вредата и да се спазят законовите срокове, за които се говори в следващия урок.