Чл. 5 от GDPR определя основните принципи. Всяко обработване на лични данни трябва да ги спазва. За ежедневната работа най-важни са тези.
Седем принципа
- Законосъобразност, добросъвестност и прозрачност. Данните се обработват според закона, честно и така, че хората да знаят какво става с тях.
- Ограничение на целите. Данните се събират за определена, изрично посочена и легитимна цел. После не бива да се използват за нещо несвързано. Адресът от поръчка служи за доставка, а не за реклама, която клиентът не е поискал.
- Свеждане на данните до минимум. Събирайте само онова, което е необходимо за целта. За регистрация в библиотека не ви е нужно семейното положение.
- Точност. Данните трябва да са верни и актуални. Неточните се коригират или изтриват.
- Ограничение на съхранението. Данните се пазят само толкова, колкото е нужно за целта. После се изтриват или анонимизират. Някои срокове определя законът, например за архивиране на ведомостите за заплати.
- Цялостност и поверителност. Данните се защитават от неразрешен достъп, загуба и повреда.
- Отчетност. Администраторът трябва да може да докаже, че спазва принципите. Затова се водят регистри, вътрешни правила и писмени указания.
Как изглежда това на практика
Пример 1 – цел. Фирма е събрала телефонните номера на служителите за случай на авария. Тя не може да ги използва за покани за частно събитие на бизнес партньор.
Пример 2 – свеждане до минимум. Формулярът за получаване на новини има нужда от имейл. Дата на раждане и адрес не са нужни, не ги искайте.
Пример 3 – ограничение на съхранението. Автобиографиите на неприетите кандидати не бива да се пазят безкрайно. Работодателят трябва да определи срок и след него да ги изтрива или да поиска съгласие за по-дълго съхранение.
Пример 4 – поверителност. Таблица със заплати не се изпраща по имейл на целия отдел. Изпраща се само на онези, които имат нужда от нея.
Защита на данните на етапа на проектирането и по подразбиране
Чл. 25 от GDPR изисква системите да са настроени така, че по подразбиране да обработват само необходимите данни и достъп да имат само оправомощени хора. Когато сами създавате формуляр, таблица или списък, следвайте същото: нищо излишно, достъп само за онези, които имат нужда от него.
Анонимизиране и псевдонимизиране
Анонимизираните данни вече не могат да се свържат с никого, дори с помощта на допълнителна информация. GDPR не се прилага за такива данни (съображение 26). Псевдонимизирането само замества името с код или номер (чл. 4, т. 5). Който има ключа, може отново да определи човека, затова това все още са лични данни. Таблица, в която вместо имена стоят служебни номера, следователно не е анонимна.
Принципът „need to know“
И във фирмата важи, че данните вижда само онзи, който има нужда от тях за работата си. Това, че имате технически достъп в системата, още не означава, че имате право да отваряте данните. Да надникнете в досието на колежка, съсед или познат от любопитство е неправомерно обработване.
Какво да правите, ако не сте сигурни
- Попитайте началника си или длъжностното лице по защита на данните, ако във фирмата има назначено такова.
- Не събирайте и не споделяйте данни „за всеки случай“.
- При съмнение не изпращайте данните и изчакайте отговор.
Какво да запомните
- Данни само за определената цел, само в необходимия обем и само за необходимото време.
- Администраторът трябва да може да докаже спазването на принципите.
- Достъпът до системата не е разрешение за преглеждане без работна причина.
Пример от офиса
Колежка от отдел „Персонал“ иска да знае кой от екипа е болен, за да осигури заместник. Тя има нужда само от информацията, че колегата няма да е на работа, не от диагнозата. По същия начин ръководителят трябва да знае кой е днес на работа, но не и защо липсва някой. Питайте се винаги: Наистина ли имам нужда от тези данни за целта? Ако не, не ги искайте и не ги споделяйте.