La mayoría de los problemas de privacidad no vienen de los hackers. Son descuidos cotidianos: una conversación que alguien oye, una mirada curiosa a un expediente, un fax enviado al número equivocado. Esta lección repasa situaciones frecuentes.
Conversaciones en áreas públicas
- Hable de los pacientes en áreas privadas siempre que pueda, y baje la voz en las estaciones de enfermería, las recepciones y los mostradores de farmacia.
- Evite hablar de pacientes en elevadores, pasillos, cafeterías, estacionamientos y en el transporte público.
- Algunas conversaciones cerca de otras personas son inevitables: llamar a alguien por su nombre en una sala de espera, o un profesional clínico que habla de la atención junto a una cama en una habitación semiprivada. Son divulgaciones incidentales y están permitidas cuando se toman precauciones razonables, como correr una cortina y hablar en voz baja.
Fisgonear: consultar expedientes que no necesita
Acceder a un expediente solo por curiosidad es una infracción, aunque nunca se lo cuente a nadie. Esto incluye los expedientes de:
- una celebridad, un deportista o una figura local que ha sido ingresada;
- un familiar, su pareja, una expareja o un amigo;
- un compañero de trabajo o su gerente;
- un vecino o alguien que sale en las noticias.
Sus permisos de acceso son para su trabajo. Los sistemas de expedientes médicos electrónicos guardan registros de auditoría de quién abrió qué expediente y cuándo, y las organizaciones los revisan. Fisgonear ha llevado a despidos, a medidas de la OCR y, en algunos casos, a cargos penales.
Su propio expediente: siga el procedimiento de su organización para las solicitudes de acceso de los pacientes. Muchas organizaciones no permiten que el personal consulte su propio expediente ni el de sus familiares con sus credenciales de trabajo.
Redes sociales
- Nunca publique nada sobre pacientes, ni siquiera sin nombre. Detalles como la fecha, la unidad, una lesión poco común o una foto pueden identificar a alguien.
- No tome fotos ni videos en las áreas de pacientes donde puedan aparecer pacientes, expedientes, pantallas o pizarras.
- No hable de pacientes en grupos privados ni en aplicaciones de mensajería, y no responda a una publicación pública de un paciente de una forma que confirme que es su paciente.
- Borrar una publicación no deshace una divulgación.
Faxes, correo postal y correo electrónico
- Compruebe el número de fax antes de enviar, use una portada con una declaración de confidencialidad y use números preprogramados cuando su organización los proporcione.
- Compruebe que todas las páginas de un sobre pertenecen al mismo paciente antes de cerrarlo.
- Recoja pronto las impresiones y los faxes para que no se queden en bandejas compartidas.
- Si la PHI llega a la persona equivocada —fax equivocado, dirección equivocada, correo electrónico equivocado—, notifíquelo de inmediato. No intente resolverlo por su cuenta sin decir nada.
Llamadas y mensajes telefónicos
- Verifique la identidad de quien llama antes de dar información.
- Se permite dejar mensajes de voz o recordatorios de citas, pero limite el mensaje a lo necesario —por ejemplo, un número para devolver la llamada en lugar de los resultados de las pruebas— y respete cualquier petición del paciente sobre cómo contactarle.
Documentos en papel y su eliminación
- Mantenga los expedientes y las impresiones boca abajo o fuera de la vista, y no se lleve PHI a casa salvo que su trabajo y la política lo permitan.
- Nunca tire PHI a la basura común ni al reciclaje. Use contenedores de destrucción con cerradura o tritúrela.
- Los medios electrónicos —computadoras viejas, fotocopiadoras con disco duro, teléfonos, memorias USB— deben borrarse o destruirse mediante el proceso de su organización antes de reutilizarse o desecharse. Entrégueselos al departamento de informática.
Situaciones prácticas
Una paciente que usted conoce. Su vecina viene a una cita. Usted puede atenderla como parte de su trabajo, pero no mencione su visita a nadie fuera del trabajo, ni siquiera a otros vecinos que pregunten por qué estaba en la clínica.
Una compañera que fisgonea. Usted ve que una colega abre el expediente de la víctima de una noticia local, que no está en su unidad. Informe de lo que vio al oficial de privacidad. Los registros de auditoría confirmarán lo ocurrido; usted no tiene que investigarlo por su cuenta.
Un sobre mal dirigido. Una paciente llama para decir que recibió en su sobre los resultados de laboratorio de otra persona. Agradézcaselo, pídale que los guarde en un lugar seguro o que los devuelva como indique su organización, y notifique el incidente de inmediato.
Puntos clave
- Mantenga las conversaciones sobre pacientes en privado y en voz baja; las divulgaciones incidentales solo se permiten con salvaguardas razonables.
- Nunca acceda a expedientes por curiosidad, tampoco a los de celebridades, familiares o compañeros de trabajo. El acceso se audita.
- Nunca publique nada sobre pacientes en las redes sociales, ni siquiera sin nombres.
- Verifique los números de fax, las direcciones y los destinatarios; triture la PHI; notifique de inmediato la información enviada por error.