La Regla de Privacidad otorga a los pacientes derechos sobre su propia información de salud. Usted no tiene que tramitar cada solicitud personalmente, pero sí debe reconocer una solicitud y enviarla al lugar correcto con rapidez, porque los plazos los fija la ley.
Aviso de Prácticas de Privacidad
Las entidades cubiertas deben entregar a los pacientes un Aviso de Prácticas de Privacidad (NPP, por sus siglas en inglés) que explique cómo puede usarse y compartirse su información, cuáles son sus derechos y cómo presentar una queja.
- Un proveedor de atención médica con una relación de tratamiento directa entrega el aviso a más tardar en la primera prestación del servicio y hace un esfuerzo de buena fe por obtener un acuse de recibo por escrito de que el paciente lo recibió.
- El aviso debe estar expuesto en un lugar claro y visible del centro y en el sitio web de la organización, si lo tiene.
Derecho de acceso
Los pacientes tienen derecho a examinar y obtener una copia de su PHI que consta en los registros de la organización, entre otros, los expedientes médicos y de facturación.
- La organización debe responder a la solicitud a más tardar 30 días después de recibirla.
- Si no puede, puede ampliar el plazo una vez, por no más de 30 días adicionales, si informa al paciente por escrito, dentro de los primeros 30 días, del motivo y de cuándo responderá.
- La copia debe entregarse en la forma y el formato que pida el paciente si se puede producir fácilmente; por ejemplo, copias electrónicas de expedientes electrónicos.
- La organización solo puede cobrar una tarifa razonable basada en el costo por las copias. No puede negar el acceso porque el paciente tenga una factura pendiente.
Hay motivos limitados para negar el acceso, como las notas de psicoterapia. Nunca le diga a un paciente por su cuenta "usted no puede tener su expediente": pase la solicitud a la persona o al departamento que se encarga del acceso.
Derecho a solicitar una enmienda
Los pacientes pueden pedir a la organización que enmiende información que consideren errónea o incompleta. La organización debe responder en un plazo de 60 días (se permite una prórroga de 30 días). Puede denegar la solicitud en algunos casos —por ejemplo, si el registro es exacto y completo—, pero debe explicar la denegación por escrito y permitir que el paciente presente una declaración de desacuerdo.
Derecho a un registro de divulgaciones
Los pacientes pueden pedir una lista de ciertas divulgaciones de su PHI hechas en los seis años anteriores a la solicitud. El registro no tiene que incluir las divulgaciones para tratamiento, pago u operaciones de atención médica, las divulgaciones al propio paciente ni las hechas con la autorización del paciente. La organización debe responder en un plazo de 60 días (se permite una prórroga de 30 días).
Otros derechos
- Derecho a solicitar restricciones de los usos y divulgaciones. Por lo general, la organización no está obligada a aceptar, pero debe aceptar no divulgar a un plan de salud, para fines de pago u operaciones, información sobre un artículo o servicio que el paciente pagó de su bolsillo en su totalidad, salvo que la ley exija la divulgación.
- Derecho a comunicaciones confidenciales — por ejemplo, pedir que le contacten en el teléfono celular en lugar de en casa, o en otra dirección. Los proveedores deben atender las solicitudes razonables.
- Derecho a presentar una queja — ante la entidad cubierta y ante la Oficina de Derechos Civiles (OCR) del HHS. Las quejas ante la OCR suelen presentarse dentro de los 180 días siguientes a la fecha en que la persona supo, o debió saber, del problema. Nadie puede sufrir represalias por presentar una queja.
Situaciones prácticas
Una solicitud en la recepción. Una paciente le dice a la recepcionista que quiere una copia de su expediente en una memoria USB que ha traído. La recepcionista no debe negarse ni decidir por su cuenta. Anota la solicitud y la envía de inmediato al departamento que se encarga del acceso, que debe responder en un plazo de 30 días. Muchas organizaciones no aceptan memorias USB externas por motivos de seguridad; ofrecerán otro formato electrónico.
Un padre que pregunta por su hijo adolescente. Un padre pide el expediente de su hijo de 16 años. El padre o la madre suele ser el representante personal de un hijo menor de edad, pero la ley estatal puede dar a los menores el control sobre algunos tipos de atención. Esta solicitud debe pasar a las personas que se encargan de la entrega de información.
Un desacuerdo sobre una nota. Un paciente dice que su expediente indica erróneamente que fuma. Pase la solicitud de enmienda al departamento correspondiente. Aunque se deniegue, él tiene derecho a presentar una declaración de desacuerdo.
Puntos clave
- Entregue u ofrezca el Aviso de Prácticas de Privacidad, y sepa adónde enviar las solicitudes relacionadas con los derechos.
- Acceso: responder en 30 días, con una prórroga de hasta 30 días; tarifa razonable basada en el costo; una factura pendiente no es motivo para negarse.
- Enmienda y registro de divulgaciones: responder en 60 días; el registro abarca seis años pero excluye el TPO.
- Un proveedor debe respetar la restricción de no informar a un plan de salud sobre la atención que el paciente pagó en su totalidad.