O sexto princípio diz que os dados pessoais têm de ser seguros. O artigo 32.º exige medidas técnicas e organizativas adequadas. A maioria das violações não vem de piratas informáticos engenhosos. Vem de erros comuns e de truques aplicados a pessoas apressadas. Os seus hábitos são um controlo essencial.
Palavras-passe e contas
- Use uma palavra-passe longa e única para cada conta de trabalho. Três palavras ao acaso são um bom começo.
- Nunca partilhe o seu acesso. Se alguma coisa for feita em seu nome, será a si que perguntarão.
- Use a autenticação em dois passos sempre que for oferecida.
- Não escreva palavras-passe em notas junto ao ecrã.
- Bloqueie o ecrã quando sair da secretária (no Windows, a tecla Windows e L).
Phishing e burlas
O phishing é uma mensagem falsa feita para que clique, abra um ficheiro ou entregue dados. Alguns sinais:
- urgência ou ameaças («aja já ou a sua conta será fechada»);
- um endereço que parece quase certo, mas não é;
- um anexo ou ligação inesperados;
- um pedido para alterar dados bancários ou enviar listas de trabalhadores ou clientes.
Não clique. Confirme através de um telefone ou de um sítio web que já conheça. Avise o seu contacto de informática ou o chefe. Comunicar de imediato uma mensagem em que clicou limita os danos.
Telefonemas que querem informação
O «blagging» é quando alguém se faz passar por outra pessoa para obter dados. Quem telefona pode dizer que é a polícia, um cliente, um banco ou um chefe. Verifique sempre quem é e se tem direito aos dados. Siga o procedimento do empregador. Ofereça-se para devolver a chamada para um número que possa confirmar.
Email e mensagens
- Verifique o destinatário antes de enviar. O preenchimento automático escolhe com muita facilidade o «Sam» errado.
- Use Bcc (cópia oculta) nos emails de grupo, para que os endereços não sejam mostrados a todos.
- Confirme que os anexos são os certos. As folhas de cálculo podem esconder folhas, colunas e comentários adicionais.
- Envie dados sensíveis apenas pelos meios que o empregador aprove, como o email cifrado ou um portal seguro.
- Não use email pessoal, SMS ou WhatsApp para dados do trabalho, a não ser que o empregador o permita.
Papel, secretárias e ecrãs
- Mantenha a secretária limpa: feche os papéis à chave no fim do dia.
- Use destruidores de papel ou contentores de resíduos confidenciais. Não deite dados pessoais em caixotes comuns nem na reciclagem.
- Recolha as impressões logo.
- Posicione os ecrãs de modo que visitantes e quem passa não os consigam ler.
- Não fale dos dados das pessoas onde outros possam ouvir, como num elevador, num café ou num comboio.
Dispositivos e armazenamento
- Use apenas dispositivos e armazenamento autorizados. Não copie dados do trabalho para uma pen USB pessoal nem para uma conta na nuvem de casa.
- Mantenha os dispositivos bloqueados e atualizados. Instale as atualizações quando lhe pedirem.
- Comunique de imediato a perda ou o roubo de um telemóvel, portátil ou mala, mesmo que espere encontrá-lo.
- Não deixe dispositivos nem papéis no carro ou sem vigilância em locais públicos.
- Entregue o equipamento velho ao empregador para eliminação, de modo que os dados sejam bem apagados.
Trabalhar em casa ou em deslocação
Use a VPN e as ferramentas autorizadas. Evite o wifi público para trabalhar, a não ser que tenha acesso seguro. Mantenha os papéis fora da vista da família e das visitas.
Aceder só quando é preciso
Só pode abrir os registos de que precisa para o seu trabalho. Bisbilhotar os registos de um vizinho, de uma figura pública ou de um ex-companheiro é uso indevido, mesmo que não partilhe nada. Pode dar origem a ação disciplinar e a procedimento criminal.