A maior parte dos problemas de privacidade não são hackers. São deslizes do dia a dia: uma conversa ouvida, uma espreitadela curiosa a um processo, um fax enviado para o número errado. Esta lição percorre situações comuns.
Conversas em zonas públicas
- Fale dos doentes em zonas privadas sempre que possível e baixe a voz nos postos de enfermagem, nas receções e nos balcões das farmácias.
- Evite falar de doentes em elevadores, corredores, cafetarias, parques de estacionamento e nos transportes públicos.
- Alguma conversa perto de outras pessoas é inevitável — chamar um nome numa sala de espera, ou um clínico que discute os cuidados à cabeceira numa enfermaria semiprivada. São divulgações acidentais e são permitidas quando se tomam precauções razoáveis, como correr a cortina e falar baixo.
Bisbilhotar: consultar processos de que não precisa
Aceder a um processo só por curiosidade é uma infração, mesmo que nunca o diga a ninguém. Isto inclui os processos de:
- uma celebridade, um atleta ou uma figura local que deu entrada;
- um familiar, companheiro, ex-companheiro ou amigo;
- um colega ou o seu responsável;
- um vizinho ou alguém que está nas notícias.
Os seus direitos de acesso servem o seu trabalho. Os sistemas de registo de saúde eletrónico guardam registos de auditoria de quem abriu cada processo e quando, e as organizações revêem-nos. Bisbilhotar já levou a despedimentos, a ações do OCR e, nalguns casos, a acusações criminais.
O seu próprio processo: siga o procedimento da organização para doentes que pedem acesso. Muitas organizações não permitem que o pessoal consulte o seu processo ou o dos familiares com as credenciais de trabalho.
Redes sociais
- Nunca publique sobre doentes, mesmo sem nome. Pormenores como a data, o serviço, uma lesão invulgar ou uma fotografia podem identificar alguém.
- Não tire fotografias nem grave vídeos em zonas de doentes onde possam aparecer doentes, processos, ecrãs ou quadros brancos.
- Não fale de doentes em grupos privados nem em aplicações de mensagens, e não responda à publicação pública de um doente de forma que confirme que é seu doente.
- Apagar uma publicação não desfaz uma divulgação.
Faxes, correio e e-mail
- Confirme o número de fax antes de enviar, use uma folha de rosto com uma declaração de confidencialidade e use números pré-programados quando a organização os disponibilize.
- Confirme que todas as folhas de um envelope pertencem ao mesmo doente antes de o fechar.
- Recolha de imediato as impressões e os faxes, para não ficarem nas bandejas partilhadas.
- Se a PHI for parar à pessoa errada — fax errado, morada errada, e-mail errado — comunique-o logo. Não tente resolver o assunto discretamente por conta própria.
Chamadas e mensagens
- Verifique a identidade de quem telefona antes de dar informação.
- Deixar mensagens de voz ou lembretes de consultas é permitido, mas limite a mensagem ao necessário — por exemplo, um número para devolver a chamada em vez de resultados de análises — e respeite qualquer pedido do doente sobre a forma de o contactar.
Registos em papel e eliminação
- Mantenha processos e impressões virados para baixo ou fora da vista e não leve PHI para casa, a menos que a sua função e a política o permitam.
- Nunca ponha PHI no lixo comum nem no ecoponto. Use contentores de destruição com fecho ou destrua-a numa trituradora.
- Os suportes eletrónicos — computadores antigos, fotocopiadoras com disco rígido, telemóveis, pens USB — têm de ser apagados ou destruídos pelo processo da organização antes de serem reutilizados ou eliminados. Entregue-os ao apoio informático.
Cenários
Uma doente que conhece. A sua vizinha vem a uma consulta. Pode tratá-la no âmbito das suas funções, mas não mencione a visita a ninguém fora do trabalho — incluindo outros vizinhos que perguntem porque estava ela na clínica.
Uma colega que bisbilhota. Repara que uma colega abre o processo da vítima de uma notícia local, que não está no serviço dela. Comunique o que viu ao responsável pela privacidade. Os registos de auditoria confirmarão o que se passou; não precisa de investigar por conta própria.
Um envelope com a morada errada. Uma doente telefona a dizer que recebeu no envelope os resultados de análises de outra pessoa. Agradeça-lhe, peça-lhe que os guarde em segurança ou os devolva como a organização indicar, e comunique logo o incidente.
Pontos-chave
- Mantenha as conversas sobre doentes privadas e em voz baixa; as divulgações acidentais só são permitidas com salvaguardas razoáveis.
- Nunca aceda a processos por curiosidade — celebridades, familiares e colegas incluídos. O acesso é auditado.
- Nunca publique sobre doentes nas redes sociais, mesmo sem nomes.
- Verifique números de fax, moradas e destinatários; destrua a PHI; comunique de imediato informação enviada para o sítio errado.