A Privacy Rule dá aos doentes direitos sobre a sua própria informação de saúde. Não tem de tratar todos os pedidos sozinho, mas tem de reconhecer um pedido e encaminhá-lo rapidamente para o sítio certo, porque os prazos são fixados por lei.
Aviso de Práticas de Privacidade
As entidades abrangidas têm de entregar aos doentes um Notice of Privacy Practices (NPP, aviso de práticas de privacidade) que explique como a sua informação pode ser utilizada e partilhada, quais os seus direitos e como apresentar queixa.
- Um prestador de cuidados de saúde com relação direta de tratamento entrega o aviso o mais tardar na primeira prestação de serviços e faz um esforço de boa-fé para obter uma confirmação escrita de que o doente o recebeu.
- O aviso tem de estar afixado num local claro e bem visível da instalação e no sítio web da organização, se o tiver.
Direito de acesso
Os doentes têm o direito de consultar e obter uma cópia da sua PHI nos registos da organização — registos clínicos e de faturação, entre outros.
- A organização tem de responder ao pedido o mais tardar 30 dias depois de o receber.
- Se não conseguir, pode prorrogar o prazo uma só vez, por no máximo mais 30 dias, se informar o doente por escrito, nos primeiros 30 dias, do motivo e da data em que responderá.
- A cópia tem de ser entregue na forma e no formato que o doente pedir, se for facilmente possível — por exemplo, cópias eletrónicas de registos eletrónicos.
- A organização só pode cobrar uma taxa razoável, baseada no custo, pelas cópias. Não pode recusar o acesso por o doente ter uma fatura por pagar.
Existem poucos fundamentos para negar o acesso, como as notas de psicoterapia. Nunca diga a um doente "não pode ter os seus registos" por conta própria — encaminhe o pedido para a pessoa ou o departamento que trata do acesso.
Direito de pedir uma retificação
Os doentes podem pedir à organização que retifique informação que considerem errada ou incompleta. A organização tem de responder em 60 dias (é permitida uma prorrogação de 30 dias). Pode recusar o pedido em alguns casos — por exemplo, se o registo estiver correto e completo —, mas tem de explicar a recusa por escrito e deixar o doente apresentar uma declaração de desacordo.
Direito a um registo das divulgações
Os doentes podem pedir uma lista de certas divulgações da sua PHI feitas nos seis anos anteriores ao pedido. O registo não tem de incluir as divulgações para tratamento, pagamento ou operações de cuidados de saúde, as divulgações ao doente nem as feitas ao abrigo de uma autorização do doente. A organização tem de responder em 60 dias (é permitida uma prorrogação de 30 dias).
Outros direitos
- Direito de pedir restrições às utilizações e divulgações. A organização normalmente não tem de concordar — mas tem de aceitar não divulgar a um plano de saúde, para efeitos de pagamento ou operações, informação sobre um item ou serviço que o doente pagou do seu bolso na totalidade, a menos que a lei exija a divulgação.
- Direito a comunicações confidenciais — por exemplo, pedir que o contactem por telemóvel e não em casa, ou numa morada diferente. Os prestadores têm de satisfazer pedidos razoáveis.
- Direito de apresentar queixa — à entidade abrangida e ao HHS Office for Civil Rights (OCR), o gabinete de direitos civis do HHS. As queixas ao OCR são em geral apresentadas no prazo de 180 dias a contar do momento em que a pessoa soube, ou devia ter sabido, do problema. Ninguém pode sofrer retaliação por apresentar queixa.
Cenários
Um pedido na receção. Uma doente diz à rececionista que quer uma cópia do seu processo numa pen USB que trouxe. A rececionista não deve recusar nem decidir sozinha. Regista o pedido e envia-o logo para o departamento que trata do acesso, que tem 30 dias para responder. Muitas organizações não aceitam pens USB externas por razões de segurança; oferecerão outro formato eletrónico.
Um pai que pergunta por um adolescente. Um pai pede o processo do filho de 16 anos. O pai ou a mãe costuma ser o representante pessoal de um menor, mas a lei estadual pode dar aos menores o controlo sobre alguns tipos de cuidados. Este pedido tem de ir para quem trata da divulgação de informação.
Um desacordo sobre uma nota. Um doente diz que o seu processo indica erradamente que fuma. Encaminhe o pedido de retificação para o departamento certo. Mesmo que seja recusado, ele tem o direito de apresentar uma declaração de desacordo.
Pontos-chave
- Entregue ou ofereça o Notice of Privacy Practices e saiba para onde enviar os pedidos de direitos.
- Acesso: resposta em 30 dias, uma prorrogação até 30 dias; taxa razoável baseada no custo; uma fatura em atraso não é motivo para recusar.
- Retificação e registo das divulgações: resposta em 60 dias; o registo cobre seis anos, mas exclui o TPO.
- Um prestador tem de respeitar uma restrição quanto a informar um plano de saúde sobre cuidados que o doente pagou na totalidade.