Nu aveți voie să prelucrați date personale doar pentru că aveți acces la ele. Trebuie să existe întotdeauna un temei al prelucrării. Temeiurile obișnuite se află în articolul 6 alineatul 1, iar în Danemarca le reia § 6 din legea protecției datelor.
Cele șase temeiuri
Prelucrarea este legală dacă este îndeplinit cel puțin unul dintre acestea:
- a) Consimțământul persoanei vizate.
- b) Contractul: prelucrarea este necesară pentru executarea unui contract cu persoana, de exemplu livrarea unui produs sau plata salariului.
- c) Obligația legală: legea o cere, de exemplu păstrarea documentelor justificative sau raportarea salariilor către fisc.
- d) Interesele vitale: prelucrarea este necesară pentru a proteja viața cuiva.
- e) Interesul public sau exercitarea autorității publice. Îl folosesc mai ales autoritățile.
- f) Interesul legitim: compania are un interes justificat, iar acesta prevalează asupra intereselor și drepturilor persoanei. Aceasta cere o echilibrare a intereselor concretă. Autoritățile publice nu pot folosi acest temei în îndeplinirea sarcinilor lor.
Consimțământul trebuie să fie real
Consimțământul trebuie să fie liber, specific, informat și lipsit de ambiguitate (articolul 4 punctul 11 și articolul 7). Cere o acțiune activă. O casetă bifată în prealabil nu este consimțământ. Persoana își poate retrage consimțământul oricând, iar retragerea trebuie să fie la fel de ușoară ca acordarea. Compania trebuie să poată dovedi că s-a dat consimțământul.
În raporturile de muncă, consimțământul este adesea un temei slab. Angajatul depinde de angajator și se poate simți presat, iar atunci consimțământul nu este liber. Legea permite totuși consimțământul în raporturile de muncă (§ 12 alin. 3), așa că depinde de situație.
Copiii: Când un serviciu al societății informaționale, de exemplu o rețea socială sau o aplicație, se bazează pe consimțământ, un copil îl poate da singur de la 15 ani în Danemarca (§ 6 alin. 2). Dacă este mai mic, e nevoie de consimțământul titularului răspunderii părintești. Limita a fost ridicată de la 13 la 15 ani la 1 ianuarie 2024.
Categoriile speciale de date
Articolul 9 numește unele informații categorii speciale. Textele daneze spun adesea følsomme oplysninger (date sensibile). Este vorba despre informații privind:
- originea rasială sau etnică
- convingerile politice, religioase sau filozofice
- apartenența la un sindicat
- datele genetice și datele biometrice, când sunt folosite pentru a identifica o persoană
- starea de sănătate
- viața sexuală sau orientarea sexuală
Regula de bază este că aceste date nu pot fi prelucrate. Există excepții, de exemplu consimțământul explicit sau faptul că prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea obligațiilor și exercitarea drepturilor din dreptul muncii. Legea protecției datelor (§ 7 alin. 2 și § 12) le permite angajatorilor acest lucru, dacă prelucrarea este necesară.
În practică
- Nu scrieți diagnostice, religie sau apartenență sindicală în câmpuri de text liber, decât dacă sarcina dumneavoastră este să le înregistrați.
- Informația că un angajat este bolnav este o dată privind sănătatea. Angajatorul poate înregistra absența, dar rareori trebuie să cunoască diagnosticul.
- Dacă nu sunteți sigur ce temei acoperă ceea ce aveți de făcut, întrebați persoana responsabilă de protecția datelor la dumneavoastră.
Regulă: Fără temei, fără prelucrare. Cu cât informația este mai sensibilă, cu atât cerințele sunt mai stricte.