Toate regulile despre datele personale se sprijină pe câteva principii de bază. Ele se află în articolul 5 din regulament. Dacă le cunoașteți, vă puteți descurca în majoritatea situațiilor de zi cu zi, chiar și în cele pentru care nimeni nu a scris reguli.
1. Legalitate, echitate și transparență
Prelucrarea trebuie să aibă un temei valabil (vezi lecția următoare), să fie echitabilă față de persoană și să fie deschisă. Oamenii trebuie să poată înțelege ce se întâmplă cu datele lor. De aceea, compania trebuie să ofere informații, de exemplu într-o notă de informare.
2. Limitarea scopului
Datele trebuie colectate în scopuri determinate, explicite și legitime. Ele nu pot fi folosite ulterior într-un mod incompatibil cu acel scop. Dacă un client și-a dat e-mailul pentru a primi o chitanță, nu puteți să-l folosiți pur și simplu pentru un buletin informativ.
3. Reducerea la minimum a datelor
Datele trebuie să fie adecvate, relevante și limitate la ceea ce este necesar. Cereți numai ce vă trebuie. Nu aveți nevoie de data nașterii clientului pentru a trimite un colet.
4. Exactitatea
Datele trebuie să fie exacte și, dacă este necesar, actualizate. Datele greșite trebuie rectificate sau șterse fără întârziere nejustificată. O adresă greșită poate trimite unui străin o factură sau un răspuns de la medic.
5. Limitarea stocării
Datele nu pot fi păstrate mai mult decât este necesar pentru scop. Când scopul a fost atins și nicio lege nu cere să le păstrați, ele trebuie șterse sau anonimizate. Unele reguli cer, dimpotrivă, păstrarea lor, de exemplu documentele contabile trebuie păstrate 5 ani de la sfârșitul exercițiului financiar la care se referă (legea contabilității, bogføringsloven § 12). Compania ar trebui să aibă termene de ștergere clare, iar dumneavoastră trebuie să le respectați.
6. Integritate și confidențialitate
Datele trebuie protejate împotriva prelucrării neautorizate sau ilegale și împotriva pierderii, distrugerii sau deteriorării accidentale. Aceasta cere măsuri tehnice și organizatorice adecvate. Cele mai multe țin de munca dumneavoastră de zi cu zi: ecran blocat, parole puternice, destinatarul corect pe e-mail.
7. Responsabilitate
Operatorul nu trebuie doar să respecte principiile, ci și să poată dovedi acest lucru (articolul 5 alineatul 2). De aceea compania scrie politici, ține registre și își documentează deciziile. Dumneavoastră ajutați respectând procedurile și spunând când ceva nu funcționează în practică.
Protecția datelor începând cu momentul conceperii
Articolul 25 cere protecția datelor începând cu momentul conceperii și implicit. Sistemele și procesele noi trebuie construite de la început astfel încât să folosească numai datele necesare. Dacă participați la alegerea unui instrument sau a unui formular nou, gândiți-vă la acest lucru.
Un exemplu din viața de zi cu zi
Un angajat al unei asociații are lista membrilor pentru a trimite cererile de plată a cotizației. Un coleg îi cere lista ca să invite oameni la un eveniment privat. Limitarea scopului spune nu: lista a fost colectată pentru încasare. Reducerea la minimum spune că o invitație la o ședință cere doar numele și e-mailul, nu adresa și data nașterii. Iar limitarea stocării spune că lista foștilor membri nu trebuie păstrată pentru totdeauna.
Regulă practică: Păstrați și partajați numai datele de care aveți nevoie. Folosiți-le numai pentru scopul în care au fost colectate. Ștergeți-le când nu mai sunt necesare.