Aproape orice job are de-a face cu informații despre oameni. O recepționeră notează numele unui oaspete. Un vânzător primește o adresă de livrare. Un asistent social citește un dosar. Regulile privind protecția datelor personale se aplică deci și dumneavoastră, nu numai șefului dumneavoastră. Împreună se numesc regulile de protecție a datelor, iar des se spune pur și simplu GDPR.
Regulile în Danemarca
- Regulamentul privind protecția datelor (databeskyttelsesforordningen) este Regulamentul UE 2016/679. Se aplică direct în Danemarca.
- Legea protecției datelor (databeskyttelsesloven, legea nr. 502 din 23 mai 2018, modificată ulterior) completează regulamentul cu reguli daneze, de exemplu despre numărul CPR, raporturile de muncă și pedepse.
- Datatilsynet (autoritatea daneză pentru protecția datelor) este autoritatea care supraveghează aplicarea regulilor în Danemarca.
Regulamentul se aplică atunci când datele personale sunt prelucrate integral sau parțial prin mijloace electronice. Se aplică și dosarelor pe hârtie, dacă datele se află într-un registru, de exemplu un clasor ordonat după nume. Situațiile pur private sunt exceptate, de exemplu agenda dumneavoastră telefonică de acasă.
Ce este o dată personală?
O dată personală este orice informație despre o persoană fizică identificată sau identificabilă (articolul 4 punctul 1 din regulament). Poate fi:
- nume, adresă, e-mail și număr de telefon
- număr CPR (numărul personal de identificare danez), număr de client și număr de angajat
- fotografii și înregistrări audio în care persoana poate fi recunoscută
- adrese IP și date de localizare
- salariu, note, concedii medicale și descrieri ale muncii unui angajat
Informația nu trebuie să fie secretă. Chiar și o adresă de e-mail publicată pe un site este o dată personală. Informațiile despre o societate nu sunt date personale, dar informațiile despre persoana din spatele unei firme individuale sunt. Informațiile anonime, în care nimeni nu poate ajunge la persoană, sunt în afara regulilor. Informațiile pseudonimizate rămân date personale.
Ce este prelucrarea?
Prelucrarea este tot ce se poate face cu datele: a le colecta, înregistra, stoca, citi, căuta, trimite, modifica, partaja și șterge (articolul 4 punctul 2). Când doar vă uitați într-un sistem, prelucrați deja date.
Cine este cine?
- Persoana vizată este persoana la care se referă datele: clientul, pacientul, elevul sau colegul.
- Operatorul (den dataansvarlige) hotărăște de ce și cum sunt prelucrate datele (articolul 4 punctul 7). De regulă este angajatorul dumneavoastră, nu dumneavoastră personal.
- Persoana împuternicită de operator (databehandleren) prelucrează date în numele operatorului, de exemplu un birou de salarizare sau furnizorul unui sistem informatic (articolul 4 punctul 8). Trebuie să existe un acord scris de prelucrare a datelor (articolul 28).
Ca angajat, aveți voie să prelucrați date numai la instrucțiunea angajatorului dumneavoastră (articolul 29). Nu puteți hotărî singur să folosiți lista de clienți pentru un scop nou.
De ce contează
Regulile protejează viața privată a oamenilor. Dacă datele ajung în mâini nepotrivite, o persoană poate fi victima unei fraude, a hărțuirii sau a discriminării. Greșelile dăunează și reputației companiei și pot atrage sancțiuni.
Rețineți: Înainte de a folosi informații despre o persoană, întrebați-vă: Am nevoie de ele pentru munca mea și am voie să le folosesc în acest fel?