Articolul 32 din GDPR cere „măsuri tehnice și organizatorice adecvate” pentru securitatea datelor. O mare parte din ele depind de dumneavoastră.
Parole și conturi
- Folosiți o parolă lungă și unică pentru fiecare cont. O frază din mai multe cuvinte este mai ușor de ținut minte decât simbolurile aleatorii.
- Folosiți autentificarea multifactor oricând este oferită.
- Nu dați niciodată altcuiva datele dumneavoastră de autentificare și nu lăsați un coleg să vă folosească contul. Acțiunile ar fi înregistrate pe numele dumneavoastră.
- Nu notați parolele pe bilețele adezive. Folosiți managerul de parole permis de angajator.
- Blocați ecranul când vă ridicați de la birou (tasta Windows + L sau Ctrl + Command + Q pe Mac).
Biroul și ecranul
- Aplicați regula biroului curat: puneți la loc hârtiile cu date personale și încuiați-le la sfârșitul zilei.
- Orientați ecranul astfel încât vizitatorii și trecătorii să nu poată citi de pe el.
- Ridicați imediat documentele tipărite. Documentele uitate la imprimantă sunt o cauză frecventă de încălcări.
- Nu discutați detalii personale în lifturi, cafenele sau în transportul public.
- Abordați politicos orice persoană necunoscută dintr-o zonă în care se păstrează dosare și anunțați acest lucru.
E-mailul și partajarea
- Verificați destinatarul înainte de a apăsa „trimite”. Dezvăluirea neautorizată, adesea un e-mail trimis persoanei greșite, se numără printre cele mai frecvent raportate încălcări în rapoartele anuale ale DPC.
- Verificați de două ori completarea automată: două persoane cu același prenume se confundă ușor.
- Folosiți BCC pentru un e-mail către un grup de persoane care nu trebuie să-și vadă reciproc adresele.
- Trimiteți atașamentele cu date sensibile criptate sau protejate cu parolă, iar parola comunicați-o pe altă cale.
- Nu folosiți e-mailul personal, spațiul personal în cloud sau aplicațiile de mesagerie pentru datele de serviciu, decât dacă politica angajatorului permite.
- Fiți atenți la „răspunde tuturor”.
Phishing și escrocherii
Infractorii păcălesc angajații ca să obțină acces sau bani. Semne de avertizare:
- un mesaj urgent sau amenințător;
- o adresă de expeditor ușor diferită de cea reală;
- atașamente sau linkuri neașteptate;
- o cerere de schimbare a datelor bancare sau de cumpărare a unor carduri-cadou.
Dacă aveți dubii: nu dați clic, nu deschideți și raportați prin canalul angajatorului. Raportarea rapidă a unui mesaj suspect este întotdeauna mai bună decât tăcerea despre o greșeală.
Dispozitive și munca în afara biroului
- Folosiți dispozitivele puse la dispoziție de angajator și mențineți-le actualizate.
- Criptați laptopurile și stick-urile USB. Și mai bine, evitați stick-urile USB.
- Nu lăsați niciodată un laptop, un telefon sau hârtii într-o mașină sau pe un scaun din tren.
- Scoateți hârtii din birou doar dacă munca o cere și politica permite.
- Acasă, folosiți o rețea Wi-Fi sigură, nu un Wi-Fi public fără VPN. Țineți membrii familiei departe de ecranele de serviciu.
- Raportați imediat un dispozitiv pierdut sau furat, chiar și noaptea sau în weekend.
Eliminarea datelor
- Folosiți coșurile pentru deșeuri confidențiale sau o tocătoare cu tăiere încrucișată pentru hârtie. Coșurile obișnuite și cele de reciclare nu sunt sigure.
- Returnați echipamentele vechi departamentului IT pentru ștergere sigură. Ștergerea unui fișier nu îl elimină cu adevărat.
Acces doar cât este necesar
Consultați doar înregistrările de care aveți nevoie pentru muncă. Nu răsfoiți dosarele colegilor, prietenilor, rudelor sau ale celebrităților. Sistemele înregistrează de obicei ce deschideți, iar „doar m-am uitat” este o încălcare a confidențialității. Secțiunea 145 din Data Protection Act 2018 face infracțiune și dezvăluirea datelor obținute fără autorizarea operatorului.
Ce să rețineți
- Parole puternice și unice, autentificare multifactor, fără partajarea datelor de autentificare.
- Verificați destinatarii și folosiți BCC și criptarea când este nevoie.
- Raportați imediat phishingul, dispozitivele pierdute și greșelile.
- Consultați date personale doar când munca o cere.