GDPR dă tuturor drepturi asupra datelor lor personale. Ca angajat aveți aceste drepturi dumneavoastră înșivă și puteți fi prima persoană care primește o cerere de la un client sau de la un coleg.
Drepturile
- Informare (articolele 13 și 14): dreptul de a fi informat cum sunt folosite datele.
- Acces (articolul 15): dreptul de a ști dacă organizația folosește date despre persoană, de a primi o copie și de a afla scopurile, destinatarii și perioada de păstrare.
- Rectificare (articolul 16): dreptul de a obține corectarea datelor greșite și completarea celor incomplete.
- Ștergere (articolul 17, „dreptul de a fi uitat”): în anumite cazuri, de exemplu când datele nu mai sunt necesare sau consimțământul a fost retras. Nu este absolut. Acolo unde legea cere păstrarea datelor, acestea rămân.
- Restricționare (articolul 18): dreptul ca datele să fie stocate, dar nefolosite, cât timp se rezolvă un litigiu.
- Portabilitate (articolul 20): dreptul de a primi datele furnizate într-un format comun, care poate fi citit automat, atunci când folosirea se bazează pe consimțământ sau contract și este automatizată.
- Opoziție (articolul 21): față de prelucrarea bazată pe interese legitime sau pe sarcină publică și întotdeauna față de marketingul direct.
- Decizii automatizate (articolul 22): dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată, inclusiv crearea de profiluri, cu efecte juridice sau efecte semnificative similare, cu excepții. Persoanele pot cere reexaminarea de către un om.
Cererile de acces ale persoanei vizate (SAR)
O cerere nu trebuie să folosească cuvinte speciale, un formular sau expresia „cerere de acces”. Poate veni prin e-mail, scrisoare, telefon, rețele sociale sau personal și poate fi adresată oricărui membru al personalului. „Pot primi tot ce aveți despre mine?” este o SAR valabilă. Este valabilă și o cerere făcută printr-un avocat sau prin altcineva cu împuternicirea persoanei.
Termenul: o lună
Organizația trebuie să răspundă fără întârzieri nejustificate și, în orice caz, în termen de o lună de la primirea cererii (articolul 12 alineatul 3). Termenul poate fi prelungit cu cel mult două luni pentru cereri complexe sau numeroase, dar persoana trebuie informată în prima lună, cu motivele. Termenul începe să curgă când sosește cererea, nu când ajunge la biroul potrivit. De aceea trebuie s-o transmiteți mai departe în aceeași zi.
Ce faceți dacă primiți una
- Nu o ignorați și nu răspundeți singur, dacă nu este rolul dumneavoastră.
- Transmiteți-o imediat persoanei sau echipei numite în procedura angajatorului, de exemplu responsabilul cu protecția datelor.
- Notați data și modul în care a fost primită.
- Nu ștergeți și nu modificați niciodată înregistrări după sosirea unei cereri, ca să evitați dezvăluirea. Aceasta anulează dreptul de acces al persoanei, poate duce la sancțiuni disciplinare și înrăutățește mereu situația.
Regulile pentru organizație
- O SAR este, în mod normal, gratuită. Se poate percepe o taxă rezonabilă doar pentru o cerere vădit nefondată sau excesivă ori pentru copii suplimentare, iar organizația poate refuza o astfel de cerere dacă explică motivul.
- Poate cere o dovadă a identității, dacă este rezonabil.
- Nu are voie să predea datele altor persoane fără un temei legal, așa că personalul le acoperă sau le reține, după caz.
- Unele informații pot fi reținute în baza excepțiilor din Data Protection Act 2018, de exemplu materialele protejate de secretul profesional al avocatului. Aplicarea lor este decizia responsabilului cu protecția datelor sau a consilierului juridic.
- Dacă refuză, trebuie să spună de ce și să informeze persoana că poate depune plângere la DPC și poate merge în instanță.
Angajații și SAR
Angajații pot cere propriile dosare de personal, e-mailurile care îi menționează și notele despre ei. Gândiți-vă înainte să scrieți despre un coleg sau un client într-un e-mail sau într-o notă: poate fi necesar să fie dezvăluit. Scrieți ca și cum persoana ar citi.
Plângeri și căi de atac
Persoanele pot depune plângere la DPC (articolul 77). Pot introduce și o acțiune privind protecția datelor în instanță, iar Data Protection Act 2018 (secțiunea 117) permite instanței să acorde despăgubiri pentru prejudiciul material sau moral, de exemplu suferința cauzată.
Ce să rețineți
- O SAR poate fi adresată oricui, sub orice formă. Transmiteți-o în aceeași zi.
- Termenul este de o lună, prelungibil cu două luni în cazuri complexe.
- În mod normal este gratuită.
- Nu distrugeți și nu modificați niciodată înregistrările după sosirea unei cereri.