Uneori datele personale trebuie date altcuiva. Atunci se aplică câteva reguli pe care trebuie să le cunoașteți.
Transmiterea datelor în interiorul organizației
Doar cei care au nevoie de date pentru munca lor trebuie să aibă acces. Dreptul dumneavoastră de acces într-un sistem face parte din protecția angajatorului. Faptul că puteți vedea o informație nu înseamnă că aveți voie să o consultați. A căuta o cunoștință, un vecin sau o persoană cunoscută fără motive de serviciu este acces neautorizat, chiar dacă nimeni altcineva nu observă. Sistemele înregistrează adesea accesul, iar cine se uită fără motiv poate avea consecințe disciplinare.
Transmiterea datelor unor persoane din afară
Înainte de a trimite date unei persoane din afara organizației, întrebați:
- Cine este destinatarul și ce va face cu datele?
- Are organizația un temei legal și un scop care acoperă comunicarea?
- Are destinatarul dreptul să le primească? Verificați cine este persoana.
- Există un contract cu persoana împuternicită de operator, dacă destinatarul lucrează în numele organizației?
Nu dați date la telefon cuiva pe care nu îl puteți identifica. Cereți în schimb să reveniți și sunați înapoi la un număr pe care îl aveți dumneavoastră.
Persoane împuternicite de operator
Când un furnizor prelucrează date în numele angajatorului, de exemplu o firmă de salarizare sau un serviciu cloud, este necesar un contract scris (articolul 28). Contractul reglementează, printre altele, ce date poate prelucra furnizorul, cum sunt protejate și ce se aplică la încetarea contractului. Nu începeți singur să folosiți un serviciu nou cu date personale fără ca aceasta să fie lămurită.
În afara UE și a SEE
Datele personale pot circula liber în interiorul UE și al SEE. Transferul către o țară din afara lor cere o protecție suplimentară potrivit capitolului V din GDPR. Poate fi o decizie a Comisiei Europene prin care țara are un nivel adecvat de protecție sau clauze contractuale standard. Unele servicii cloud au servere sau suport în afara UE. Este o chestiune pe care o apreciază angajatorul, dar trebuie să întrebați înainte de a începe să folosiți un serviciu nou.
Principiul publicității documentelor oficiale și GDPR
Dacă lucrați la o autoritate, la o comună sau la o regiune, se aplică un sistem special.
- Principiul publicității (offentlighetsprincipen) se găsește în Legea fundamentală privind libertatea presei (tryckfrihetsförordningen). Oricine are dreptul de a lua cunoștință de documentele oficiale (allmänna handlingar) ale autorităților. Un document este oficial dacă este păstrat la autoritate și a sosit acolo sau a fost întocmit acolo.
- Legea privind publicitatea și secretul (2009:400) (offentlighets- och sekretesslagen) stabilește ce date sunt secrete și, prin urmare, nu pot fi comunicate.
- Potrivit cap. 1 § 7 din dataskyddslagen, regulile de protecție a datelor nu se aplică în măsura în care ar contraveni Legii fundamentale privind libertatea presei. GDPR nu este, deci, un motiv de refuz al comunicării unui document oficial care nu este secret.
Câteva puncte importante:
- Chestiunea comunicării se judecă după regulile de secretizare. Un document care nu este secret se comunică, chiar dacă conține date personale.
- Autoritatea nu are voie ca regulă generală să întrebe de ce vrea cineva să vadă un document sau cine este persoana, decât atunci când este necesar pentru examinarea secretizării (Legea fundamentală privind libertatea presei, cap. 2 § 18).
- Regulile de protecție a datelor se aplică în schimb modului în care autoritatea colectează, stochează, protejează și șterge datele în propriile sisteme.
Ambele sisteme de reguli se aplică deci simultan și se completează reciproc. Dacă nu sunteți sigur că ceva poate fi comunicat, întrebați persoana responsabilă, de exemplu registratorul, juristul sau responsabilul cu protecția datelor.
Marketing
Oamenii au un drept absolut de a se opune marketingului direct (articolul 21 alineatul 3). Dacă cineva spune „nu-mi mai trimiteți reclame”, trebuie să transmiteți imediat mai departe. Reguli despre marketingul prin e-mail și SMS există și în legea suedeză a marketingului (marknadsföringslagen), iar regulile despre cookie-uri pe site-uri se găsesc în legea comunicațiilor electronice (lagen om elektronisk kommunikation). Întrebați persoana responsabilă înainte de a face o trimitere.