Majoritatea problemelor de protecție a datelor se datorează unor greșeli obișnuite: destinatar greșit, un calculator uitat, parole slabe sau un clic pe linkul greșit. Articolul 32 cere „măsuri tehnice și organizatorice adecvate”. Ce faceți în fiecare zi face parte din ele.
Parole și autentificare
- Folosiți parole lungi și unice. O propoziție lungă este mai bună decât un cuvânt scurt și complicat.
- Nu folosiți aceeași parolă la serviciu și în particular și nu o împărțiți niciodată, nici cu un coleg, nici cu suportul IT.
- Folosiți un manager de parole dacă angajatorul permite.
- Activați autentificarea multifactor (de exemplu aplicație sau BankID) acolo unde există.
- Deconectați-vă sau blocați ecranul (tasta Windows + L sau Ctrl + Cmd + Q pe Mac) de fiecare dată când vă îndepărtați de calculator.
Birou curat și hârtii
- Nu lăsați hârtii cu date personale la vedere, pe imprimantă sau în sălile de ședințe.
- Folosiți distrugătorul de documente sau recipiente închise pentru hârtiile cu date personale. Nu le aruncați la coșul obișnuit.
- Aveți grijă ca vizitatorii să nu poată citi ecranul. Orientați-l departe de ferestre și de clienți.
- Păstrați notițele și tipăriturile într-un dulap încuiat când plecați.
E-mail și mesaje
- Verificați destinatarul înainte de a trimite. Numele din câmpul de adresă poate fi completat automat și poate fi greșit.
- Folosiți copie ascunsă (Bcc) când trimiteți e-mail multor persoane din exterior, pentru ca adresele lor să nu fie vizibile tuturor.
- Nu trimiteți date sensibile necriptate. Folosiți serviciul securizat indicat de angajator.
- Nu folosiți e-mailul privat, serviciile cloud private sau aplicațiile de mesagerie pentru sarcini de serviciu, dacă nu aveți permisiunea.
- Nu lipiți date personale în servicii de inteligență artificială pe care angajatorul nu le-a permis pentru acest scop. Nu știți unde ajung datele.
Munca la distanță și călătoriile
- Nu lucrați cu date personale pe wifi deschis fără o conexiune protejată (VPN), conform regulilor angajatorului.
- Nu luați cu dumneavoastră mai multe date decât aveți nevoie. Nu lăsați calculatorul sau hârtiile în mașină sau într-un bar.
- Nu lăsați membrii familiei să folosească calculatorul de serviciu.
Stick-uri USB și dispozitive private
Nu folosiți stick-uri USB necunoscute. Un stick găsit poate conține cod rău intenționat. Nu salvați fișiere de serviciu pe dispozitive private dacă nu este permis.
Phishing
Phishingul este o înșelătorie în care cineva se dă drept o bancă, un coleg, un șef, un furnizor sau o autoritate. Scopul este să vă determine să dați clic pe un link, să deschideți un atașament sau să introduceți o parolă. Poate sosi prin e-mail, SMS, telefon sau rețele sociale.
Semne de avertizare
- Se cere grabă sau se amenință: „Contul dumneavoastră se închide astăzi!”
- Adresa expeditorului pare aproape corectă, dar nu se potrivește.
- Trebuie să vă conectați printr-un link din mesaj.
- Atașament neașteptat, mai ales fișiere zip sau documente care vă cer să „activați conținutul”.
- Cineva care se dă drept șeful cere o plată urgentă sau date.
- Limba este neobișnuită sau textul este ciudat.
Ce faceți
- Nu dați clic și nu deschideți niciun atașament.
- Verificați expeditorul pe altă cale, de exemplu sunând la un număr pe care îl aveți deja.
- Raportați la IT sau la responsabilul cu securitatea, conform procedurii angajatorului.
- Ați dat deja clic sau ați introdus o parolă? Spuneți imediat. Cu cât află IT mai repede, cu atât prejudiciul e mai mic. Nu veți fi învinuit că ați fost sincer, dar a aștepta poate face prejudiciul mult mai mare.
Mai multe despre securitate
Angajatorul trebuie să aibă reguli, drepturi de acces și protecții tehnice. Dumneavoastră trebuie să le folosiți. Dacă descoperiți o lacună, de exemplu o ușă lăsată deschisă sau un sistem care arată prea mult, anunțați.