Articolul 5 din GDPR conține regulile de bază pe care se sprijină toate celelalte reguli. Dacă le cunoașteți, puteți adesea să judecați singur dacă ceva este rezonabil.
Cele șase principii
- Legalitate, echitate și transparență. Trebuie să existe un temei legal (lecția 3). Datele trebuie prelucrate în mod echitabil, iar oamenii trebuie să afle ce se întâmplă.
- Limitarea scopului. Datele trebuie colectate în scopuri determinate, explicite și legitime. Ele nu pot fi folosite apoi într-un mod incompatibil cu scopul inițial.
- Reducerea la minimum a datelor. Colectați doar ce este adecvat, relevant și necesar. Întrebați-vă: chiar am nevoie de această informație?
- Exactitate. Datele trebuie să fie corecte și actualizate. Datele inexacte trebuie rectificate sau șterse fără întârziere.
- Limitarea stocării. Nu păstrați datele mai mult decât este necesar. Când scopul a fost atins, datele trebuie șterse, anonimizate sau, dacă legea o cere, păstrate conform regulilor legii.
- Integritate și confidențialitate. Datele trebuie protejate împotriva accesului neautorizat, a pierderii și a distrugerii. Aceasta cere măsuri tehnice și organizatorice.
Responsabilitate
Potrivit articolului 5 alineatul 2, operatorul trebuie să poată demonstra că principiile sunt respectate. Nu este deci suficient să faceți corect. Organizația trebuie să poată și documenta că face corect, de exemplu prin proceduri, registre și instruire.
Exemple din viața de zi cu zi
- Scop. Un magazin colectează numere de telefon pentru a anunța că o comandă este gata. Numărul nu poate fi folosit fără alte formalități pentru reclame.
- Reducerea la minimum. Un formular de abonare la un buletin informativ are nevoie de o adresă de e-mail. Nu are nevoie de data nașterii sau de adresa de acasă.
- Exactitate. Un client s-a mutat și a anunțat. Atunci adresa trebuie schimbată peste tot unde este folosită.
- Stocare. Documentele de candidatură dintr-o recrutare încheiată nu trebuie să rămână pentru totdeauna. Angajatorul stabilește termenele de ștergere, iar dumneavoastră le respectați.
- Securitate. O listă cu datele clienților nu trebuie să stea deschisă pe un desktop partajat sau să fie trimisă destinatarului greșit.
Protecția datelor începând cu momentul conceperii
Articolul 25 cere protecția datelor începând cu momentul conceperii și în mod implicit. Aceasta înseamnă că sistemele și procedurile trebuie concepute astfel încât principiile să fie respectate de la început. În mod implicit, trebuie prelucrate doar datele necesare fiecărui scop, iar acces trebuie să aibă doar persoanele care le au nevoie.
Rolul dumneavoastră
- Folosiți datele doar pentru ceea ce cere munca.
- Nu luați cu dumneavoastră mai mult decât aveți nevoie și nu păstrați copii proprii în fișiere private.
- Corectați erorile pe care le găsiți sau anunțați persoana responsabilă de date.
- Respectați regulile de ștergere și procedurile. Întrebați dacă ceva nu este clar.
- Gândiți-vă la principii chiar și atunci când ceva pare comod: ce este simplu nu este întotdeauna legal.
Un exemplu care arată toate principiile
O colegă de la departamentul de personal primește o listă cu absențele pentru boală ale tuturor angajaților, pentru a planifica asigurarea cu personal. Scopul este asigurarea cu personal, deci lista nu trebuie folosită pentru a aprecia cine „lipsește prea des din cauza bolii” într-un dosar salarial. Ea are nevoie doar de date și de numărul de zile, nu de diagnostice. Lista trebuie să fie corectă, protejată prin drepturi de acces și ștearsă când nu mai este necesară. Așa funcționează principiile împreună.